La planificación de una reunión

La primera pregunta que debemos plantearnos para preparar una reunión es por qué o para qué queremos llevar a cabo la reunión. La persona que facilita la reunión ha de ser capaz de definir, los objetivos de la reunión de forma concreta y realista.

Determina los objetivos 

Los objetivos no son deseos indeterminados, sino resultados concretos que se piensa obtener al término de la reunión: es preciso definirlos y anotarlos. Anotarlos nos permitirá ver los realistas o determinados que son. Por tanto, los objetivos deben ser:

Dado que el tiempo asignado a las reuniones siempre es limitado podemos clasificar los objetivos de forma que podamos diferenciar cuáles son los que se han de lograr como objetivos prioritarios y los que se querría lograr además como objetivos secundarios.

Una vez hayamos clasificado los objetivos y elaborando el programa de trabajo, conviene buscar un tema para nombrar la reunión que permitirá por una parte motivar a los asistentes y por otra servir de punto de referencia para quien facilita en el momento en que haya una desviación del tema y, por último, buscar un título que resulte motivante.

Redacta el orden del día 

Debe incluir el orden de los temas a tratar; el tiempo de duración de cada tema; el tipo de reunión y, por último, el propósito final.

Quien facilita la reunión debe prever también, con la suficiente antelación, la información que va a necesitar cada participante y recopilarla antes de su comienzo.

En referencia al orden de los temas, este debe estar constituido de forma que al término de la reunión se logren los objetivos. Si hay un tema central y otras cuestiones secundarias, hay que elegir entre sacar estas últimas al comienzo de la reunión o reservarlas para el final de la misma. Dependerá del nivel de energía disponible en el momento en que se va a llevar a cabo la reunión. Si la reunión se celebra por la mañana, lo más indicado es comenzar por el tema principal, reservando para el final los temas secundarios. Por el contrario, si la reunión se convoca para primeras horas de la tarde, lo mejor es iniciarla con los temas secundarios y más tarde tratar el tema principal, una vez que haya más energía y más claridad mental.

En ocasiones la duración de cada tema suele ser inversamente proporcional a su importancia. Los temas importantes pueden decidirse en pocos minutos, en cambio, los temas secundarios pueden generar un debate mucho mayor. Algunas personas participantes critican el establecimiento de un tiempo concreto para las cuestiones a tratar, pero la experiencia viene a demostrar que, aún en la fase más creativa de la reunión de búsqueda de ideas, estimula la concisión, la determinación de lo esencial y la producción de soluciones.

Trata con la agenda oculta 

Siempre suele haber una agenda oculta en las reuniones. La tarea de quien facilita es detectar qué objetivos ocultos existen en cada ocasión, y decidir qué hacer acerca de ellos. Tiene básicamente dos elecciones posibles.

Algunos temas de la agenda oculta pueden estar relacionados con problemas personales o frustraciones sobre un asunto particular. La rivalidad entre dos o más personas participantes en la reunión puede formar parte de sus agendas ocultas. Otros participantes pueden usar la reunión para aumentar el reconocimiento del resto de los participantes, quizá tratando de llegar a ser considerado como un experto en una determinada materia. Quien facilita no debe perder de vista los objetivos y los contenidos establecidos en la reunión y conjugarlos con los objetivos particulares de las personas asistentes.