Knowledge center Ofimática MS Office 2016

Uso de filtros en Access 2016.

Autor: Miguel Angel Blanco Ortiz y otros

Un filtro é unha restrición ou condición que se realiza ou aplica sobre unha táboa, de cara a visualizar só un conxunto de rexistros como resultado: Aqueloutros rexistros (filas da táboa) que satisfacen ou cumpren os criterios da restrición aplicada (do filtro).

O emprego de filtros permite, ademais de coñecer aqueloutros rexistros que conteñen un dato determinado, traballar só con algúns rexistros da táboa e poder imprimir os mesmos só.

Tipos de filtros

En Access temos os seguintes tipos de filtros:

Filtros comúns.
Filtros por selección.
Filtros por formulario.
Filtros avanzados.

Ofrece na Vista Folla de Datos un conxunto de filtros para cada tipo de datos, sendo posible a súa aplicación sen necesidade de configurar un filtro avanzado.

Consideracións comúns á aplicación de filtros

Cando se aplica un filtro a unha táboa na súa Vista Folla de Datos, inclúense na vista únicamente os rexistros da táboa que conteñen os valores polos que se filtrou a táboa, os que se desexan visualizar. O resto dos rexistros permanecerá oculto temporalmente ata que se quite o filtro aplicado.

En Access, a través dos denominados filtros comúns, é posible aplicar filtros de forma sinxela e automática a través de comandos de menú contextual, que mostrarán diferentes tipos de filtros dependendo do tipo de campo polo que estemos filtrando e os valores contidos no mesmo.

Exemplo

Se temos na táboa un campo de tipo data (data de nacemento dos socios) ao facer clic no indicador de menú do rótulo ou nome do campo correspondente, despregarase un menú que mostrará diferentes tipos de filtros rápidos relacionados co tipo de campo Data (os denominados Filtros de datas).

Cando se aplica un filtro, a vista actualízase para mostrar únicamente os rexistros que coinciden cos criterios de filtrado especificados. No noso exemplo, visualizaranse só os rexistros cuxa parte correspondente ao mes no campo Data de nacemento sexa o mes de maio. Todos os demais rexistros permanecen ocultos.

O icono que aparece no rótulo ou encabezado da columna Data de nacemento e na barra de exploración de rexistros (na parte inferior da ventá de traballo) indicarános que a táboa está filtrada pola data de nacemento dos socios.

Alternar filtro

No traballo con filtros, temos a posibilidade de Alternar filtro. Isto significa que cando temos un filtro aplicado (só se visualizarán os rexistros que cumpran as condicións de filtrado), se desexamos volver a visualizar todos os rexistros novamente sen borrar as condicións de filtrado, podemos facer clic no botón Alternar filtro do grupo Ordenar e filtrar da Folla Inicio.

Ao facer clic en Alternar filtro, visualizaranse todos os rexistros e se volvemos a facer clic no mesmo botón aparecerá a táboa novamente filtrada coas condicións de filtrado anteriormente configuradas. Tamén, se facemos clic na barra de exploración da táboa no icono de filtrado que aparece cando aplicamos un filtro, visualizaranse todos os rexistros da táboa (desactívase momentaneamente o filtro configurado).

Eliminar filtros

Para eliminar permanentemente un filtro aplicado, seleccionaremos a opción Borrar todos os filtros, da opción Avanzadas do grupo Ordenar e filtrar da Folla Inicio.

Filtros comúns

Existen múltiples filtros comúns dispoñibles como comandos de menú contextual, pensados para que o usuario non perda tempo na configuración de criterios de filtrado. Estes filtros están agrupados en función do tipo de campo no que nos atopemos: dispoñemos de filtros de texto, filtros de datas, filtros de números...

Se desexamos filtrar por varios campos ou columnas da táboa, este tipo de filtros non estará dispoñible ao seleccionar varias columnas. Teremos que ir filtrando columna a columna, campo a campo; ou ben, utilizar as opcións do filtro avanzado que veremos máis adiante neste mesmo apartado. Os filtros comúns van ser moi útiles para filtrar por un campo concreto.

Vamos a ver un ejemplo de los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento de nuestra tabla de Socios.

Filtros comúns dispoñibles

Para ver os filtros comúns dispoñibles para este tipo de campo (campo de tipo Data) seguiremos os seguintes pasos:

Posicionámonos nunha cela calquera correspondente a dito campo. Facemos clic no botón Filtro do grupo Ordenar e filtrar da Ficha Inicio.

Para mostrar o menú contextual de filtros tamén podemos facer clic no icono que aparece xusto no encabezado ou rótulo do campo ou columna.

Filtrar por valores específicos

Podemos filtrar por valores específicos utilizando as casillas de verificación da parte inferior do menú. Neste apartado do menú contextual, aparecerán todos os valores introducidos para ese campo na táboa.

Se só nos interesa mostrar unha data determinada, deixaremos só ese valor activado. Unha forma moi sinxela de facelo sería facer clic na casilla Seleccionar todo. Todas as casillas dos valores desactivaranse, pudiendo agora máis facilmente seleccionar as casillas de verificación daquelas valores polos que imos filtrar a táboa.

Filtrar utilizando diferentes criterios de comparación: exemplo

Tamén podemos filtrar a táboa utilizando diferentes criterios ou operadores de comparación para filtrar por un intervalo de valores.

Por exemplo, se desexamos visualizar os rexistros daqueles socios cuxa data de nacemento estea comprendida entre dúas datas determinadas, seleccionaremos do menú contextual (botón dereito do rato), a opción Filtros de datas e escolleremos o operador Entre.

Aparecerá unha caixa de diálogo para que introduzamos os valores ou datas concretos que deben terse en conta para o filtro.

Ao aceptar, a táboa será filtrada segundo os criterios establecidos (neste exemplo, mostraranse os socios cuxa data de nacemento estea comprendida entre o 01 de xaneiro e o 30 de xuño de 1967).

Filtrar por datas dun período

Tamén podemos filtrar a táboa utilizando outros criterios de filtrado específicos para as datas: filtrar por todas as datas dun período. Neste caso, Access permítenos mostrar só os rexistros cuxa data de nacemento estea comprendida no período que seleccionemos no despregable que aparece ao facer clic en Todas as datas do período.

Filtrando polo mes de maio.

Resultado.

É importante ter en conta que os valores dun campo de tipo Data afectan á lista de filtros específicos contida no menú contextual de filtros comúns, de tal forma que se nun campo existe un valor de data pertencente aos dous últimos anos (en relación ao ano actual) verase unha lista de filtros máis longa e máis detallada. Se ningunha das datas do campo ten menos de dous anos de antigüidade verase unha lista de filtros máis curta.

Eliminar o filtro aplicado

Para eliminar o filtro aplicado, tiramos do menú contextual da cabeceira do campo e pulsamos en Quitar filtro...

Filtros por selección

O obxectivo deste tipo de filtros é o de mostrar só aqueles rexistros que conteñan un determinado dato no campo que se especifique. O patrón de busca será o dato que se teña seleccionado nese momento.

Dicir, que se nunha táboa con contidos seleccionamos unha palabra Santander no campo Localidade nun rexistro calquera, "iso", esa selección será o patrón de filtrado para esa vez. É un filtro daquilo que é como o que temos seleccionado nese momento (e variantes de "iso"), dicir, os de Santander, os que non son de Santander...
É un filtro "rápido" de aí o icono do raio no botón que permite este tipo de filtrado.

Por exemplo, se visualizando os datos da táboa en pantalla (modo Vista Folla de datos), na columna do campo apelidos se selecciona en calquera rexistro a palabra Velilla, ao executar este filtro por selección presentaranse como resultado os rexistros que no campo apelidos conteñan a palabra Velilla. Resulta útil para localizar rexistros con certa palabra como contido nun campo: basta con seleccionar a mostra ou palabra pola que cribar na nosa táboa.

Os pasos a seguir, polo tanto, son os seguintes:

Da columna correspondente ao campo polo que se desexa localizar o dato, polo cal se quere establecer o filtro, posicionarse nunha das celas que conteña dito dato, e seleccionar a palabra ou palabras que van supoñer a condición de busca (para buscar os que sexan como iso que está seleccionado).

Facer clic sobre o comando Selección, do grupo Ordenar e filtrar da Folla Inicio. Amosaranse os seguintes criterios de filtrado:

Comeza por

Visualizaranse aqueles rexistros cuxo contido do campo indicado comece polo termo seleccionado. (No noso exemplo, os socios cuxo primeiro apelido sexa Velilla).

Non comeza por

Visualizaranse aqueles rexistros cuxo contido do campo indicado non comece polo termo seleccionado. (No noso exemplo, amosaranse os socios cuxo primeiro apelido non sexa Velilla).

Contén

Visualizaranse en pantalla só aqueles rexistros que conteñan o dato no campo indicado. (No noso exemplo os socios que teñan de primeiro ou segundo apelido o termo Velilla).

Non contén

Visualizaranse aqueles rexistros cuxo contido do campo indicado non conteña o termo seleccionado. (No noso exemplo, amosaranse os socios cuxos apelidos non leven o termo Velilla).

Cando xa non se precise o filtro, seleccionar a opción Borrar todos os filtros do comando Avanzadas do grupo Ordenar e filtrar da Folla Inicio.

Se o que se quere é unha visualización temporal de todos os rexistros, podemos facer clic no comando Alternar filtro para desaplicar momentaneamente o filtro. Para volver a aplicar o filtrado, facemos clic novamente no mesmo botón.

Se se queren visualizar aqueles rexistros cuxos datos non coincidan totalmente, senón que teñan alguns caracteres específicos en común (por exemplo, que comezan por tales caracteres), os pasos a seguir son os mesmos, sen máis que seleccionar só aquela parte do dato que se desexa utilizar como mostra.

Filtros por formulario

Neste caso os filtros xéranse nunha xanela especial. Trátase dunha folla de datos en branco (a modo de formulario baleiro e para encher, de aí o seu nome), onde poder indicar as condicións ou criterios que se queren aplicar baixo do campo polo que se desexa especificar a condición ou criterio.

Os pasos a seguir

Os pasos para establecer un filtro por formulario son:

Seleccionar a opción Filtro por formulario, do menú despregable Avanzadas, do grupo Ordenar e Filtrar na Ficha Inicio.

Visualizarase a seguinte xanela:

Situar o cursor na cela correspondente baixo o campo no cal se vai establecer un criterio polo cal filtrar os rexistros.

Despregar a lista que contén os datos correspondentes a devandito campo, facendo clic sobre o cadro de frecha situado na parte dereita da cela (trianguliño), e seleccionar o dato que se require. Tamén é posible teclealo directamente na cela.

Establecer do mesmo xeito todos os datos que van ter en común os rexistros filtrados na mesma fila horizontal.

Para esta imaxe, na Vista Folla de datos ocultamos os campos necesarios.

Seleccionar a opción Aplicar filtro ou ordenar, do menú despregable Avanzadas, do grupo Ordenar e filtrar na Ficha Inicio.

Visualizaranse en pantalla todos aqueles rexistros cuxos datos, nos campos especificados, coincidan con todos os datos establecidos no filtro. Podemos comprobar os indicadores de filtro aplicado nos campos implicados.

Para volver a visualizar de novo todos os rexistros, igual que nos casos anteriores, seleccionar a opción Alternar filtro.
Para eliminar os filtros aplicados, seleccionaremos como xa vimos a opción Borrar todos os filtros.

Operadores de comparación

Ademais dos caracteres comodín comentados para o caso das buscas, tamén se poden aplicar os operadores de comparación ao aplicar un filtro por formulario. Estes operadores son:

Menor que (<).
Menor ou igual que (<=).
Mayor que (>).
Mayor ou igual que (>=).
Distinto de (<>).

Operador lóxico Y

Todas as condicións colocadas na mesma fila horizontal de condicións, serán consideradas como condicións que se enlazan entre elas mediante o operador lóxico Y. É dicir, que se aplica unha sobre a outra.

No caso da seguinte imaxe, o filtro buscará valores que conteñen "MADRID" no campo Procedencia do socio, Y tamén Cuotas maiores de 3 (euros). Ambas condicións deben cumprirse.

Operador lóxico O

No caso de desexar condicións enlazadas mediante a disxuntiva O (que se cumpran unhas O outras), abondará con facer clic na solapa inferior que aparece á dereita da solapa Buscar, que indica Or, para poder especificar outra fiada aparte de condicións que serán consideradas, entre elas, igual que antes co Y. Con todo as condicións baixo esta nova solapa Or, considéranse enlazadas mediante o operador O respecto ás que se puxeron na inicial solapa de buscar.

Seguindo co filtro anterior, para obter os socios que sexan de Madrid e con cota de tres ou máis euros, ou ben os que sexan solteiros, baixo a solapa Buscar colocaremos na mesma horizontal as condicións de poboación=Madrid Y cota>=3 (igual que antes) pero facendo clic na solapa inferior Or (para criterios O respecto aos da outra solapa), colocaremos a condición de estado civil=solteiro, co cal este filtro operará coas dúas primeiras condicións O ben, coa segunda.
Poderíanse seguir abrindo solapas de tipo Or para complexificar o filtro.

Filtros avanzados

Este tipo de filtro traballa exactamente igual que as Consultas, pero con menos posibilidades de cara ao usuario. Por iso é recomendable usar as consultas de selección (as que nos permiten obter rexistros segundo uns criterios), que serán estudadas en próximos apartados.

Aprendendo ben a traballar coas consultas de selección, este tipo de filtros avanzados non os vamos utilizar no noso traballo diario. É máis, unha consulta de selección é un filtro avanzado, mellor... É un filtro "super" avanzado como veremos...

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Access 2016 básico.