La herramienta reglas de mensaje es una de las más directamente dirigidas al ámbito de la productividad en Outlook y en este apartado vamos a aportar diferentes ideas de cómo aplicarla.
Diariamente a nivel de empresa, en puestos de trabajo institucionales o en organismos quizás en menor medida (y también incluso a niveles particulares) el número de correos que se reciben en la bandeja de entrada son numerosos, decenas seguramente...
Aplicación en situación real de trabajo
Conocemos las operaciones a realizar con los correos recibidos y una de ellas era canalizar moviendo los correos a ciertas carpetas previamente creadas para mantener de este modo, la información mucho más organizada. Otro tipo de correos son respondidos de forma rutinaria...Definiendo Reglas de mensaje estableceremos una serie de filtros de comportamiento y acción para los correos que recibamos aunque se pueden definir reglas también para los mensajes que enviemos. Por ejemplo: Si el correo recibido tiene tal característica... hacer tal cosa con él.
En suma crearemos una serie de reglas de modo que con los correos recibidos que cumplan ciertos criterios, se realizará una acción (o varias) que se hayan especificado.
Existen numerosas situaciones de filtrado que se pueden definir en una regla así como numerosas acciones a llevar a cabo con los correos recibidos que satisfagan dicha regla.
Definiendo una serie de reglas, conseguiremos que de forma automática sean procesados un porcentaje de los correos recibidos, de forma totalmente automática y sin tener que dedicar tiempo a ello. Es esta una herramienta sumamente útil y cuando tenemos reglas definidas, las podemos activar o desactivar temporalmente a voluntad sin necesidad de eliminarlas para tener que definirlas de nuevo en otro momento.
Para definir reglas de mensaje entraremos al Menú de Archivo - Información - Administrar reglas y alertas.
Definir regla a partir de un mensaje
Si deseamos definir una regla a partir de un mensaje ya recibido por ejemplo, que tengamos en una carpeta, lo seleccionaremos sin abrirlo y desde el botón desplegable Reglas del grupo Mover de la Ficha Inicio la podremos "encarrilar" y la crearemos:
Si abrimos el mensaje, también podremos definir una nueva regla.
Para definir una regla nueva, en el panel de Reglas y alertas pasaremos al intuitivo asistente de creación mediante el botón superior Nueva regla...
Paso 1: seleccione una plantilla
Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)
En el ejemplo de la imagen anterior se ha seleccionado en la zona 1 de plantillas la plantilla de Mover a una carpeta los mensajes de una persona, es decir, que los mensajes que recibamos de tal o tales remitentes se muevan automáticamente a una carpeta específica.
Concretando y personificando el ejemplo:
"Los mensajes recibidos desde la cuenta aaa@gmail.com se moverán automáticamente a la carpeta previamente creada llamada Correos de la empresa AAA".
Tras elegir esa plantilla, en la parte inferior, la sentencia indica que se aplicará la regla después de la llegada del mensaje de tal, tales remitentes o los pertenecientes a una lista de distribución (grupo de contactos), y la acción a realizar es que esos mensajes, se muevan a la carpeta que especifiquemos.
Haciendo clic en los elementos activos de color azul, es decir en personas o listas de distribución, accederemos a los contactos de nuestra agenda para elegir los contactos protagonistas de la regla, y haciendo clic sobre especificada accederemos al árbol de carpetas de nuestro Outlook para apuntar a aquella que queremos implicar en esta regla como destino de los correos que satisfagan la regla.
Comenzamos...
En suma, si queremos que los correos que se reciban de outlook@adrinfor.com se muevan automáticamente a una carpeta llamada CORREOS DE ALUMNOS el panel de definición de la nueva regla quedará así:
Condiciones...
Mediante el botón inferior de Siguiente pasaremos a la siguiente pantalla del asistente desde donde, todavía podríamos completar la regla con más condiciones:
Acciones...
En el siguiente paso podremos, también agregar más acciones a realizar, automatismos a activar cuando se cumpla la regla:
Posibles excepciones...
En el caso de que exista alguna situación concreta que quede abarcada directamente con las condiciones especificadas de la regla, pero que no se desee que la regla se aplique para esa situación, que se considere como una excepción, deberemos agregar dichas excepciones en el siguiente panel:
Dar nombre a la regla...
Por último, para dejar la regla definida habrá que asignarla un nombre representativo para que aparezca en panel de Reglas. en nuestro caso hemos dado a nuestra regla el nombre de "CORREOS CURSO OUTLOOK A SU CARPETA". También es posible, desde este punto del asistente especificar que, aunque la regla se esté definiendo ahora y por lo tanto actuará solamente sobre los correos nuevos que se reciban a partir de ahora, se aplique la regla sobre los mensajes que se encuentren en la bandeja de entrada, es decir, que la regla actúe sobre los correos recibidos con anterioridad y se encuentren en la bandeja de entrada:
¡Regla definida!
Al final, en el panel principal de Reglas y alertas aparece la nueva regla, además activada mediante su casilla de verificación que aparece a su izquierda:
Operaciones del panel de Reglas y alertas
Siempre, desde este panel de Reglas y alertas se podrán realizar las operaciones propias de un mantenimiento de reglas, previo seleccionar aquella sobre la que se desea actuar:
Durante todo el mes de agosto de 2022, estaremos ausentes de la oficina por vacaciones. Los correos que nos sean enviados durante ese periodo, no serán respondidos por nosotros hasta nuestro regreso con lo que la imagen de la empresa en cuanto a la atención dispensada a los clientes, proveedores y remitentes en general, se verá seriamente dañada.
La solución es diseñar una regla que realice las siguientes acciones:
Criterio: Todos los correos recibidos en fechas posteriores al 31 de julio de 2022 y anteriores al 1 de septiembre de 2022...
Acciones:
¡Y nosotros de vacaciones! :-)
Veamos los pasos en secuencia para dejar bien definido este automatismo: Esta regla nueva.
NOTA: No tener en cuenta las fechas definidas en el siguiente ejemplo, sino las que nosotros necesitemos en cada caso.
Comenzamos...
Desde el panel de definición de Nueva regla, esta vez comenzaremos la definición desde el grupo Iniciar desde una regla en blanco ya que ninguna de las plantillas estándar cumplen con exactitud o aproximación con lo que nosotros necesitamos. La definiremos desde cero. Elegimos por lo tanto Aplicar regla a los mensajes que reciba:
Condiciones...
A continuación y en el panel siguiente buscaremos entre las condiciones posibles la que se abarca nuestra necesidad:
Que se aplique a los correos recibidos en un conjunto de fechas determinadas.
Abajo escribiremos las fechas de recepción: Entre tal y tal (obviamente en este ejemplo el intervalo de fechas sería del año 2022 o del año en el que estuviéramos):
Acciones...
En el panel siguiente definiremos las acciones que ya hemos visto que son tres:
Crear una plantilla de correo (archivo .oft)
Nota 1: Una plantilla de correo es un archivo con extensión .OFT (acrónimo de Outlook File Template o plantilla de archivo de Outlook) que se puede crear a partir de la pantalla de redacción de un correo con solo llamar al menú de Archivo y elegir la opción Guardar como. En el panel que aparece, se nos dará la opción de guardar el texto del correo en diferentes formatos: HTML, MSG, TXT o bien como plantilla .OTF. Lo guardaremos como plantilla .OFT.
De este modo, desde la pantalla de definición de regla, al marcar como acción deseada Responder usando una plantilla determinada, el panel que aparecerá para seleccionarla será el siguiente. En esta ejemplo la plantilla elegida es EN VACACIONES DE VERANO.oft:
Es preciso incidir sobre la ubicación de las plantillas de Outlook ya que es la misma que para las plantillas de Word, Excel, Project... Aunque en este caso y dada la situación y programa desde el que trabajamos, solo visualizaremos las aplicables a Outlook, es decir, las .OFT.
Nota-2: Para poder visualizar las extensiones de los archivos en cualquier panel, cuadro de diálogo o ventana Windows, deberemos, desde el programa del sistema Explorador de Windows (la forma ágil de llamar al Explorador de Windows es mediante la combinación de teclas Windows+E), activar la visualización de las extensiones para los tipos de archivos conocidos desde su Menú de Herramientas - Opciones de carpeta - |Ver| y en el panel de opciones de configuración avanzada, buscar la denominada Ocultar extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos: Desactivarla para que las extensiones de los archivos se vean siempre a lo largo de todos los procesos Windows.
Dar nombre a la regla, y ¡regla definida!
En suma, la regla queda definida e inicialmente activada. La hemos llamado REGLA PARA VACACIONES DE VERANO:
Como todos los años tomamos las vacaciones en agosto, a nuestro regreso deberemos tener en cuenta lo siguiente:
Suspender el ordenador en vez de apagar
Para que nuestro Outlook procese las reglas activadas, debe estar en ejecución y por lo tanto, el ordenador encendido.Otro ejemplo de empleo de reglas
Si tenemos configuradas varias cuentas de trabajo en Outlook, una de ellas suele ser la más importante, la que más trasiego de mensajes origina. Pero como cada cuenta tiene su propio "manojo" de carpetas, para revisar los correos recibidos en cada una de ellas deberemos posicionarnos en cada una de las bandejas de entrada de cada cuenta diferente para estar al corriente de los mensajes que recibamos nosotros, ya sean de una o de otra cuenta.
Para ello una buena idea puede ser definir una regla que:
De este modo solo con revisar la bandeja de entrada de una cuenta leeremos todos los mensajes porque la regla hará que en esa bandeja de entrada converjan también los mensajes recibidos en otras cuentas.
La regla quedará definida de al siguiente forma:
Respuestas automáticas con Exchange
Si disponemos de Microsoft Exchange como gestor de correo (y en instituciones, organismos y grandes empresas es el entorno para gestionar el correo), en el Menú de Archivo - Información, disponemos de una herramienta llamada Respuestas automáticas que nos permite definir unas reglas equivalentes al proceso que hemos desarrollado de responder correos en nuestra ausencia, pero en este caso sin utilizar plantillas de una forma más escueta y simple. Esta herramienta realiza el proceso de automatización de respuestas pero de manera más sencilla.
En este caso, es posible definir las respuestas automáticas para recepciones de cuentas de dentro de nuestra organización (empresa u organismo) o de fuera de nuestra organización. En este segundo caso si solo se desea para correos enviados desde cuentas que tengamos censadas en nuestros contactos, se pueden agregar reglas para por ejemplo reenviar los correos a otra persona compañera de la empresa en nuestra ausencia...
Hay varias posibilidades, pero es muy intuitiva esta configuración de respuestas automáticas.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Organización eficaz del trabajo con Outlook 2016/2019.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
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