Opciones especiales de Outlook

Vamos a reunir en este apartado otra serie de opciones interesantes que, como colofón acerca de los correos, no debemos dejar de lado porque nos van a ayudar a ser mucho más productivos y más eficientes.

Retrasar la entrega de los correos

En ocasiones en nuestro trabajo, disponemos de un momento ahora mismo para redactar un correo pero, quizás ese no sea el momento de enviarlo. Podemos prepararlo pero el momento para enviarlo debe ser más tarde...
Con Outlook, es posible diferir o retrasar el envío de un correo para que se realice en un determinado día y a una determinada hora. Es una eficaz forma de acometer un envío de forma prematura pero garantizando que será enviado en el día y hora adecuados.

Para modificar esta opción de entrega en un correo, desde la pantalla de redacción de un correo - Ficha Opciones - grupo Seguimiento, mediante el abridor de cuadro de diálogo (controlados de flechecita en la esquina inferior derecha del grupo) pasaremos al cuadro de diálogo siguiente:

Al enviar el mensaje, este quedará retenido en la bandeja de salida. Cada vez que se realice un enviar y recibir se verificará si se cumple la fecha y hora de envío y cuando se cumpla la condición de fecha y hora, será enviado puntualmente.

Establecer una fecha de caducidad

Cuando un mensaje se envía con una determinada fecha de caducidad es porque, por ejemplo su contenido es un texto con vigencia hasta una determinada fecha, un presupuesto, plazos...
Al correo se le asociará una fecha de caducidad desde este mismo panel de Propiedades del mensaje, y cuando sea enviado y la fecha de caducidad se cumpla, en la bandeja pertinente (normalmente será la de entrada) en donde dicho correo resida, el correo aparecerá en la bandeja , pero tachado manifestando de este modo que ese contenido ya no tiene vigencia.

Modificar la dirección de respuesta

Desde el mismo panel de Propiedades de mensaje es posible especificar que si este envío es respondido, y si bien por defecto la respuesta se realizaría a la misma dirección desde la que dicho correo fue enviado, la dirección de respuesta fuera otra diferente. Marcaremos la casilla de verificación de Enviar las respuestas a: e indicaremos la dirección de e-mail para las respuestas. Es posible por lo tanto tener una dirección de correo para los envíos y otra para recibir las respuestas:

Carácter de un mensaje

Otra propiedad que puede llevar consigo un mensaje además de la prioridad es el carácter que puede ser elegido entre cuatro tipos:

Cuando se reciba el mensaje por el destinatario, en la banda de cabecera constará el carácter con el que dicho mensaje ha sido enviado. Es una mera información que no influye en ningún otro aspecto (seguridad, velocidad, contraseñas...):

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Organización del trabajo con Outlook 2010/2013.