Firmas de mensaje con Outlook 2016/2019

Generalmente, tras escribir el contenido de un mensaje, en el pié de los mensajes, al final, solemos incorporar una frase de despedida -generalmente la misma- así como nuestro nombre y cargo que ocupamos en la empresa...

En Outlook es posible definir varias "frases de despedida" denominadas Firmas (no tienen que ver con las firmas digitales), las cuales pueden ser adosadas al final de los correos bien por decisión explícita del usuario en cualquier momento de la redacción del correo o bien de forma predeterminada en todos los correos que se envíen.

La gestión de firmas en Outlook se realiza desde el botón Firmas que aparece en la ficha Insertar de la pantalla de redacción de un correo - Grupo Incluir - botón Firma. Las opciones que se permiten en el desplegable son dos:

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Elegir una de las firmas definidas para que se inserte, previo colocarse con el cursor en la parte final del correo ya que la firma suele situarse normalmente al final del mismo (para ir rápidamente al final del escrito pulsaremos la combinación de teclas Ctrl + Fin).
En algunos entornos, independientemente del punto donde tengamos posicionado el cursor en ese momento, Outlook la inserta al final del escrito.
En la siguiente imagen tenemos ya definida una firma a la que hemos dado el nombre de Luis, (bien podría ser una llamada Despedida empresa). Haciendo clic en ella, nos la insertaría:

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Con la opción Firmas... entrar al panel de definición de firmas desde donde podremos crearlas e incluso asociarlas a una de las cuentas que se tengan configuradas en Outlook -recordemos que en Outlook podemos tener definida más de una cuenta-, así como preestablecer una de las firmas definidas para todos los envíos y/o para todas las respuestas o reenvíos:

Como observamos desde las fichas superiores, este panel que se comparte con la ficha desde la cual configuramos los temas predeterminados (ficha Diseño de fondo personal) que acabamos de explicar en apartados anteriores.
En el panel blanco de Seleccionar firma para editar aparecerán todas las firmas que definamos:

  • Desde el botón Nueva crearemos una firma nueva. La asignaremos un nombre descriptivo y en el gran panel inferior escribiremos el contenido que se desee como firma. Los botones de formato que presiden la zona de edición, son los típicos de siempre y solamente hacer mención de que se puede incorporar a la firma una tarjeta de presentación, una imagen desde un archivo así como un hipervínculo a, por ejemplo una página Web (quizás la de nuestra empresa).
  • Desde los botones Eliminar y Cambiar nombre, borraremos o cambiaremos el nombre para la firma seleccionada.
  • En el cuadrante superior derecho podremos, de entre las cuentas de correo que se tengan definidas especificar para cada una de ellas que firma se desea para los mensajes nuevos que se redacten así como para los mensajes que constituyan respuestas o reenvíos. Tras aceptar quedarán definidas de forma permanente las firmas así como las posibles asociaciones de firma automática y predeterminada para todos los correos a partir de ese instante.

En el ejemplo de la imagen anterior se ha definido una firma denominada Luis Trabajo asociada con los correos que se envían así como los que se responden o reenvían a través de la cuenta de Gmail de Luis.
En la firma se han insertado imágenes (desde sendos archivos de imagen) con el código BIDI así como los logotipos pequeños de Twitter, Facebook y Youtube. Cada uno de estos logotipos además tienen un hipervínculo a sus páginas correspondientes...
Podríamos haber incluido como parte de la firma, una tarjeta de presentación.

Aspecto importante

Gran parte de las empresas que manejan información de terceros en mayor o menor medida, se ven por norma legal, sometidas al Reglamento de protección de datos. Entre muchas normas y consignas de trabajo, es obligación hacer constar en todos los correos que son enviados el carácter confidencial del mensaje así como otros matices respecto a la entrega. Es por ello útil, colocar como firma en todos los mensajes los siguientes párrafos -o similares- que a continuación presentamos:

ADVERTENCIA LEGAL
Esta comunicación y cualquier información adjunta son de carácter confidencial y para uso exclusivo de su(s) destinatario(s). Cualquier otro uso de la misma está totalmente prohibido. Si Ud. no es el destinatario de este mensaje o el responsable de su entrega al mismo, le rogamos lo destruya inmediatamente y notifique el envío erróneo al remitente.

This communication and any attachments are intended to be privileged and confidential and for the sole use of the addressee(s).Any other use is strictly prohibited. If you are not the addressee of this message, or responsible for its delivery to such person, please destroy the communication immediately and kindly notify the sender by reply email.

Más información sobre el Reglamento de protección de datos en España: https://rgpd.es/