Definir un perfil de usuario en Outlook

Si somos el único usuario que va a utilizar el programa Outlook, y no nos preocupa tener "mezclada" aunque organizada según veremos más adelante, la información incluso de varias cuentas de correo ya sean personales o profesionales, no será preciso definir perfil de usuario alguno porque cada vez que ejecutemos Outlook, accederemos a nuestras informaciones teniendo en cuenta que podemos tener configuradas en Outlook varias cuentas de correo, una como empleado, otra como responsable de área, otra particular quizás si nos lo permiten...

En el caso de desear tener separadas las informaciones de diferentes cuentas de correo o más allá, de usuarios distintos que comparten el mismo ordenador e inician sesión de Windows bajo diferentes usuarios y hacen uso del único programa Outlook instalado en el equipo, será aconsejable tener definidos perfiles de usuario para el correo.

Lo primero que debemos hacer en el caso de que estemos trabajando varias personas (varios usuarios) con Outlook o bien nosotros mismos pero con varias cuentas de correo configuradas para usos y fines diferentes (por ejemplo una para el trabajo llamada contable@miempresa.com y otra de carácter privado a nivel personal de ocio llamada luisgg@gmail.com), es crear y definir los usuarios de Outlook. ¿Desde dónde y como se definen los usuarios de correo o lo que es lo mismo los perfiles de usuario? Un perfil no se define desde el programa Outlook, sino desde Windows.

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Entraremos en Menú de inicio - Panel de control - Cuentas de usuario - Mail (Microsoft Outlook 2016).

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Desde el panel que aparece se permite actuar sobre 3 vertientes del programa:

1. Definir Cuentas de correo electrónico (esto lo haremos desde el propio programa Outlook).
2. Especificar tipos y ubicaciones para los Archivos de datos que utiliza Outlook.
3. Mostrar perfiles de trabajo, nos da acceso al panel desde donde podremos agregar perfiles, ver las propiedades, duplicar o copiar, eliminar, así como establecer un determinado perfil como predeterminado con lo cual no nos solicitará el perfil deseado cada vez que abramos Outlook...

Inicialmente tenemos un perfil llamado Outlook.

El panel de perfiles para correo tras crear dos perfiles es el siguiente:

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Se crea un nuevo perfil de usuario mediante el botón Agregar:

Cuando tras definir perfiles de usuario se ejecuta Outlook entrando bajo un perfil nuevo, si no tenemos configurada ninguna cuenta de correo, Outlook solicita configurar una cuenta de correo. 

Concepto: configurar cuentas de correo

Para aprender a configurar una cuenta de correo en Outlook sería necesario estudiar cómo se realiza el proceso, paso a paso. Pero vamos a presentar y adelantar ahora algunas ideas al respecto ya que ha aparecido el concepto de configuración...

Recordemos que el programa Outlook, es el que nos va a permitir entre otras opciones, gestionar nuestros correos electrónicos.

Una cuenta de correo, por describirlo de manera sencilla, es una carpeta situada en otro ordenador (denominado Servidor de correo) que no es el nuestro y que se encuentra incluso fuera de las instalaciones de nuestra empresa en muchos casos, incluso fuera de nuestra ciudad e incluso en otro país o continente... El símil sería compararlo con un buzón de apartado de correos situado en una oficina de correos de una ciudad.

Lógicamente, para poder acceder a esa carpeta (o cuenta de correo) remota, necesitaremos una serie de datos de acceso tales como nombre técnico del ordenador en donde tenemos esa cuenta, nombre de la cuenta, nombre de usuario y contraseñas fundamentalmente, es decir, un ramillete de datos técnicos sin los cuales no podremos tener acceso a nuestra cuenta de correo.

Pues bien, Outlook, inicialmente es un programa, en lo relativo al correo, "tonto" bajo el punto de vista de que es incapaz de conectarse con ninguna cuenta de correo por él mismo y sin esos datos que la identifican inequívocamente. Para que Outlook contacte con nuestra cuenta de correo (con nuestros buzones) y nos la permita administrar, lo que tendremos que hacer con ese grupo de datos técnicos que definen nuestra cuenta de correo en la mano, es introducirlos en Outlook para que este programa pueda acceder como cliente a la cuenta de correo que se encuentra en ese otro equipo informático (cercano o lejano) denominado servidor.

Introducir esos datos en Outlook es el proceso denominado: configurar una cuenta de correo. En las últimas versiones de Outlook, accediendo a Menú de Archivo - Información - Configuración de la cuenta, en el panel presentado de configuración de la cuenta pulsaremos sobre el botón Nuevo.

Con solo introducir una dirección de correo electrónico en un panel presentado, Outlook la puede llegar a configurar de forma automática, aunque conocer el mecanismo bajo el cual funcionan los correos y saber configurar manualmente una cuenta de correo es algo muy interesante a nivel profesional aunque no imprescindible ya que quizás en nuestro trabajo algún equipo técnico sea quien nos la configure y deje totalmente en marcha y operativa.

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión del correo electrónico con Outlook 2016/2019.