Definir un perfil de usuario en Outlook
Si somos el único usuario que va a utilizar el programa Outlook, y no nos preocupa tener "mezclada" aunque organizada según veremos más adelante, la información incluso de varias cuentas de correo ya sean personales o profesionales, no será preciso definir perfil de usuario alguno porque cada vez que ejecutemos Outlook, accederemos a nuestras informaciones teniendo en cuenta que podemos tener configuradas en Outlook varias cuentas de correo, una como empleado, otra como responsable de área, otra particular quizás si nos lo permiten...
En el caso de desear tener separadas las informaciones de diferentes cuentas de correo o más allá, de usuarios distintos que comparten el mismo ordenador e inician sesión de Windows bajo diferentes usuarios y hacen uso del único programa Outlook instalado en el equipo, será aconsejable tener definidos perfiles de usuario para el correo.
Lo primero que debemos hacer en el caso de que estemos trabajando varias personas (varios usuarios) con Outlook o bien nosotros mismos pero con varias cuentas de correo configuradas para usos y fines diferentes (por ejemplo una para el trabajo llamada contable@miempresa.com y otra de carácter privado a nivel personal de ocio llamada luisgg@gmail.com), es crear y definir los usuarios de Outlook. ¿Desde dónde y como se definen los usuarios de correo o lo que es lo mismo los perfiles de usuario? Un perfil no se define desde el programa Outlook, sino desde Windows.
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Entraremos en Menú de inicio - Panel de control - Cuentas de usuario - Mail (Microsoft Outlook 2016).
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- Definir Cuentas de correo electrónico (esto lo haremos desde el propio programa Outlook).
- Especificar tipos y ubicaciones para los Archivos de datos que utiliza Outlook.
- Mostrar perfiles de trabajo, nos da acceso al panel desde donde podremos agregar perfiles, ver las propiedades, duplicar o copiar, eliminar, así como establecer un determinado perfil como predeterminado con lo cual no nos solicitará el perfil deseado cada vez que abramos Outlook...
Inicialmente tenemos un perfil llamado Outlook.
El panel de perfiles para correo tras crear dos perfiles es el siguiente:
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Se crea un nuevo perfil de usuario mediante el botón Agregar:
Cuando tras definir perfiles de usuario se ejecuta Outlook entrando bajo un perfil nuevo, si no tenemos configurada ninguna cuenta de correo, Outlook solicita configurar una cuenta de correo.
Concepto: configurar cuentas de correo
Para aprender a configurar una cuenta de correo en Outlook sería necesario estudiar cómo se realiza el proceso, paso a paso. Pero vamos a presentar y adelantar ahora algunas ideas al respecto ya que ha aparecido el concepto de configuración...
Recordemos que el programa Outlook, es el que nos va a permitir entre otras opciones, gestionar nuestros correos electrónicos.
Una cuenta de correo, por describirlo de manera sencilla, es una carpeta situada en otro ordenador (denominado Servidor de correo) que no es el nuestro y que se encuentra incluso fuera de las instalaciones de nuestra empresa en muchos casos, incluso fuera de nuestra ciudad e incluso en otro país o continente... El símil sería compararlo con un buzón de apartado de correos situado en una oficina de correos de una ciudad.
Lógicamente, para poder acceder a esa carpeta (o cuenta de correo) remota, necesitaremos una serie de datos de acceso tales como nombre técnico del ordenador en donde tenemos esa cuenta, nombre de la cuenta, nombre de usuario y contraseñas fundamentalmente, es decir, un ramillete de datos técnicos sin los cuales no podremos tener acceso a nuestra cuenta de correo.
Pues bien, Outlook, inicialmente es un programa, en lo relativo al correo, "tonto" bajo el punto de vista de que es incapaz de conectarse con ninguna cuenta de correo por él mismo y sin esos datos que la identifican inequívocamente. Para que Outlook contacte con nuestra cuenta de correo (con nuestros buzones) y nos la permita administrar, lo que tendremos que hacer con ese grupo de datos técnicos que definen nuestra cuenta de correo en la mano, es introducirlos en Outlook para que este programa pueda acceder como cliente a la cuenta de correo que se encuentra en ese otro equipo informático (cercano o lejano) denominado servidor.
Introducir esos datos en Outlook es el proceso denominado: configurar una cuenta de correo. En las últimas versiones de Outlook, accediendo a Menú de Archivo - Información - Configuración de la cuenta, en el panel presentado de configuración de la cuenta pulsaremos sobre el botón Nuevo.
Con solo introducir una dirección de correo electrónico en un panel presentado, Outlook la puede llegar a configurar de forma automática, aunque conocer el mecanismo bajo el cual funcionan los correos y saber configurar manualmente una cuenta de correo es algo muy interesante a nivel profesional aunque no imprescindible ya que quizás en nuestro trabajo algún equipo técnico sea quien nos la configure y deje totalmente en marcha y operativa.
Para más seguridad...
Como medida de seguridad para el acceso a la información contenida en Outlook, se recomienda definir usuarios en Windows (al margen de los perfiles de correo) así como establecer una contraseña para el inicio de cada sesión Windows.Al margen de todo esto, en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las sesiones de Windows deben estar protegidas mediante contraseñas. Bloquear el ordenador al abandonarlo aunque sea por unos minutos, es un hábito absolutamente recomendado.
Para bloquear el equipo acudimos al botón INICIO de Windows y hacemos clic en el nombre del usuario, o bien con Inicio/Apagado (según nuestra versión de Windows).
Pudiéramos tener bloqueos y restricciones
Si ya tenemos en el trabajo una cuenta de correo operativa y bien configurada no es necesario definir más perfiles de usuario, ni configurar cuentas de correo en Outlook por nuestra parte. Incluso es muy probable a nivel de trabajo en empresas de tamaño medio-grande e instituciones y organismos, que existan medidas de seguridad que bloquean e impiden definir perfiles de usuario (esta opción no estaría activada en Windows), ni configurar nuevas cuentas de usuario/a externas a las propias del trabajo.En caso de no tener restricciones de seguridad, se recomendaría (por aquello de "palpar" bien los conceptos) y para este curso, por ejemplo crear un perfil de Outlook llamado Alumno (o Alumna).
Una interesante acción de cara a comprender bien el cómo funciona Outlook y en estas primeras etapas el funcionamiento del correo, es definir dos usuarios, por ejemplo un usuario A y un usuario B. De este modo cuando entremos a Outlook como el usuario A y configuremos una cuenta de correo para ese usuario, podremos enviar correos a otra cuenta de correo -sería recomendable tener 2 cuentas al menos para trabajar de esta manera- a la cual accederemos entrando como el perfil de usuario B. Bajo este usuario B configuraremos otra cuenta de correo...
Así podríamos estudiar envíos, recepciones, respuestas y reacciones en general del programa de una manera mucho más entendible, pudiéndonos situar tanto del lado del emisor como del lado del receptor -para simular la gestión de correos-. Pero no es imprescindible ni obligatorio.
Aplicación en situación real de trabajo: Outlook es necesario
La empresa u organismo para el que trabajamos nos comunica y transmite la consigna sobre la necesidad de mantenernos permanente y constantemente comunicados mediante el correo electrónico, tanto con clientes, proveedores y personal externo como con compañeros de la propia empresa. Cualquier asunto de trabajo deberá ser transmitido al compañero pertinente vía e-mail (aunque se encuentre trabajando en una mesa anexa a la nuestra). De ese modo quedará constancia en Outlook de qué hemos comunicado a quién y en qué fecha y hora. Nada de transmitir consignas de trabajo en pasillos o verbalmente...