Autor: Miguel Angel Blanco Ortiz y otros
As consultas de selección permiten facer preguntas a unha base de datos sobre a información que conteña algunha das súas táboas (a través de uns criterios que definiremos), co fin de obter unha información concreta. Unha consulta pode basearse nunha ou varias táboas (no caso de ser de máis dunha táboa, insistimos, as táboas deberían estar relacionadas). O concepto de relacións será estudado no seu momento.
A resposta a dita pregunta (aos ditos criterios ou condicións) obtémola executando a consulta. O resultado preséntase nunha Folla de Respostas dinámica. A súa aparencia é similar á dunha táboa: a información preséntase en filas e columnas.
Calquera modificación dos datos que se realice nestas follas obtidos como resultado de aplicar uns criterios, actualizarase nas táboas de onde proceden ditos datos.
Reflexións importantísimas
Nas táboas temos TODOS os datos que albergan.
Se creamos unha consulta de selección que filtra con determinados criterios a información das táboas, obtemos uns resultados. Unha estrutura de táboa que mostra os rexistros que satisfacen ditos criterios definidos na consulta.
Como as táboas están sometidas a mantementos; é dicir, que hai rexistros que se engaden, rexistros que son modificados, rexistros que se eliminan, se pasado o tempo se volve executar unha consulta cos mesmos criterios que xa ten, sobre esa mesma táboa, os resultados de aplicala ou executala sobre esa mesma táboa, poden ser outros distintos, e pasado mañá outros...
É dicir, que o filtro (a consulta) mantense coas súas condicións, pero se o "alimento" dese filtro varía (os datos da táboa cambian), os resultados poden cambiar dunha vez a outra na que executemos "esa mesma" consulta.
POR EXEMPLO: Se sobre unha táboa de clientes, aplicamos unha consulta que selecciona os clientes morosos (aqueles cuxo saldo é menor de cero [saldo]<0 ), hoxe dita consulta poida arroxar 3 rexistros, tres clientes morosos, pero mañá a o mellor non hai ningún, e pasado mañá catro...
Dest forma, cunha soa consulta podemos observar vez tras vez, qué rexistros van cumprindo as súas condicións á medida que pasa o tempo.
Para crear unha consulta de selección os pasos a seguir son:
1
Na Cinta de Opcións de Access, na Folla Crear, facemos clic no comando Deseño de Consulta do grupo Consultas.
2
Visualizarase a ventá de deseño da consulta no centro da pantalla (ver imaxe seguinte), e a dereita nas novas versións de Access, o panel de Engadir táboas axeitadamente axustado na pantalla. Neste panel mostraranse as táboas que teñamos na base de datos actual e baixo o apartado Consultas dese panel dereito as consultas se as houbese (xa que é posible crear unha consulta a partir non só dunha táboa, senón dunha consulta).
Para engadir unha táboa (ou varias), ou unha consulta ou varias, neste caso unha táboa, a táboa de Socios, poderemos facelo de varias formas:
O panel de Engadir táboas permite seleccionar desde os seus apartados, Táboas, Consultas, Vínculos (táboas que poideramos ter nesta base de datos vinculadas con outros orixes como por exemplo unha táboa dun libro Excel ou outra base de datos distinta de Access), ou ben o apartado Todo en que se aglutinan táboas, consultas e vínculos aí xuntos todos.
Panel de Mostrar táboa, ou Engadir táboas... ¡É o mesmo!
En versións anteriores o panel de Engadir táboas chamábase Mostrar táboa e aparecía flotante de forma predeterminada no centro da pantalla. O importante é darse conta de que a idea é exactamente a mesma e o que nos permite este panel, é o mesmo:
Para ambos os tipos de panel, arrastrando desde a zona de título o panel Engadir táboas, desde o lateral dereito ao centro da pantalla de deseño da consulta, o panel pasa de estar acoplado, a estar flotante, ou ao revés, de estar flotante a acoplarse no lateral dereito da pantalla.
Por último, indicar que se o panel de Engadir táboas fora pechado desde a súa X "sen querer", desde a Folla Deseño de Consulta - botón Engadir Táboas se presenta de novo o panel.
3
Unha vez seleccionadas todas as táboas ou consultas que se van utilizar (de momento vai traballarse únicamente cunha táboa), facer clic no botón Pechar. Visualizaranse a táboa (ou táboas) seleccionada, na parte superior da ventá de deseño de consultas.
Quitar unha táboa da vista deseño
Se inserimos unha mesma táboa máis dunha vez, teremos por exemplo a táboa Socios e Socios_1. Desde o seu menú de contexto na táboa que non se desexa, elixiremos Quitar táboa.4
A continuación, establecemos os campos que se van utilizar na consulta, na orde máis conveniente. Para iso basta con facer dobre clic sobre cada un dos campos a incluír, ou seleccionalos e arrastralos até a posición que van ocupar na fila Campo da grella inferior.
5
6
Unha vez que a consulta ten establecidos os seus parámetros, facemos clic sobre o botón Gardar da barra de ferramentas de accesos rápidos de Access.
7
A continuación, indicamos o nome da consulta no caixón de diálogo.
8
Se se pecha a xanela de consulta (por exemplo mediante o botón de pechar) e non se gardou a consulta creada, Access mostra unha mensaxe de advertencia permitindo almacenar os cambios nese momento, asignando nome á consulta no caso de que non o tivera.
9
Se a consulta xa foi gardada con anterioridade, mostrará a mesma mensaxe pero indicando o nome da consulta.
10
Seleccionamos a opción Executar do grupo Resultados, dentro da Ficha Diseño da consulta.
Visualizaranse os datos correspondentes á consulta nunha folla de respostas dinámica. (Coa mesma aparencia que unha táboa).
Sempre hai que comprobar
O que ao executar unha consulta arroxe datos na táboa de resultado, non significa que estea ben deseñada, que os criterios estean ben definidos...11
Para volver, desde a táboa de resultados, á pantalla de deseño da consulta, basta con pulsar sobre o comando do grupo vistas, despregando as súas opcións, e elixir Vista Diseño:
Pódese alternar a visualización do deseño e da folla de respostas en calquera momento da creación dunha consulta. Desta forma, pódense ir comprobando os resultados na folla de respostas mentres se está deseñando a consulta.
Pantalla de deseño, ver que datos arroxa, volver á pantalla de deseño, modificar a consulta, ver que arroxa... Así ata que consigamos o que desexemos.
Verificar sempre os traballos, é fundamental
É fundamental, verificar sempre os resultados que arroxa unha consulta, cotexar os criterios, comprobar que presenta ou selecciona o que realmente desexamos. Non vale con que saia "algo". Deberá saír o que realmente estamos buscando.Visualizacións
Para alternar ambas visualizacións basta con seleccionar o botón Vista Folla de datos ou Vista Deseño da cinta de opcións na esquina superior esquerda da aplicación.
Vista Folla de Datos para ver os resultados das consultas
Vista Deseño (sempre co icono da regra e o cartabón) onde deseñamos as consultas
Vista SQL para ver o código Visual Basic
Tipos de vistas
Vista Folla de Datos
Para abrir unha consulta na Vista Folla de Datos, facemos dobre clic sobre a consulta que desexamos abrir no Panel de Exploración de obxectos de Access (Panel de navegación). A vista é moi semellante á dunha táboa. Igual que nas táboas, a folla de datos ten filas e columnas. As primeiras representan os rexistros que devolve a consulta, e as segundas representan os campos da consulta. Pero a utilidade das consultas, a súa gran vantaxe, é que podemos seleccionar rexistros determinados de distintos orixes e realizar operacións cos datos deses rexistros.
Vista Deseño
As consultas como as táboas, tamén teñen unha Vista Deseño. Nesta vista podemos ver como está definida a consulta e tamén as propiedades das columnas que devolve. En realidade, as consultas teñen dúas vistas de deseño: a grella de deseño, que aparece como Vista Deseño, e a Vista SQL. Como outros linguaxes informáticos, o linguaxe SQL ten un formato e unhas palabras clave específicas. A Vista Deseño é, en realidade, unha forma gráfica de presentar o código SQL que subxace ás consultas de Access. As dúas vistas de deseño estarán dispoñibles para unha consulta dependendo do que faga esa consulta e como está definida.
A parte superior da Vista Deseño recibe o nome de panel de táboas, xa que é onde se inclúen as táboas e consultas implicadas na consulta actual.
A grella que se atopa situada na parte inferior da ventá, é a grella de deseño. Aquí é onde seleccionamos os campos que debe devolver como resultado a consulta, establecemos a orde de clasificación e especificamos os criterios utilizados para determinar que rexistros hai que devolver.
Vista SQL (structured query language)
Utilizar a Vista SQL é unha forma avanzada de examinar a consulta. Esta vista proporciona o código SQL real que se executará ao aplicar a consulta. A información que proporciona esta vista é a mesma que está representada na grella de deseño, pero no linguaxe utilizado por Access para executar a consulta.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Access 2016 básico.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
Política de privacidad
ADR Formación utiliza cookies propias y de terceros para fines analíticos anónimos, guardar las preferencias que selecciones y para el funcionamiento general de la página.
Puedes aceptar todas las cookies pulsando el botón "Aceptar" o configurarlas o rechazar su uso pulsando el botón "Configurar".
Puedes obtener más información y volver a configurar tus preferencias en cualquier momento en la Política de cookies
