Cómo identificar tareas repetitivas que permitan una macro

En el ámbito de trabajo con Excel, una tarea repetitiva es aquella que debemos realizar una y otra vez, consumiendo de manera reiterada tiempo y recursos valiosos.

Las acciones más comunes e indicadas para sopesar el hecho de grabar una macro, bien podrían ser alguna (o varias) de las siguientes:

Con la experiencia del día a día trabajando con ciertos libros Excel o con un determinado libro (uno en concreto), es cuando nos daremos cuenta y podremos identificar las tareas (los pasos o acciones), candidatos a una automatización.

Insertar la fecha actual y formatearla

Por ejemplo, en nuestro trabajo, con frecuencia en nuestros libros Excel insertamos en una determinada celda (en la B1 por ejemplo), la fecha actual y le aplicamos un formato con un determinado color de fondo verde (porque es nuestro color corporativo) y fuente de letra Arial Black tamaño 16, cursiva, y con reborde negro.

Esto tan sencillo, tan simple, esto que hacemos como gesto habitual... Hasta ahora no nos hemos dado cuenta de las numerosas veces que lo realizamos, pero lo hacemos quizás, más de 20 veces a lo largo de todas las mañanas...

Y reflexionando, nos percatamos de que siempre es lo mismo, hacer y seguir los mismos pasos sistemáticamente, para insertar esa fecha de esa manera...

Si pudiéramos grabar una macro que "hiciera eso" y luego esa macro poder ejecutarla desde un botón colocado en la barra de botones de acceso rápido... ¡Lo haríamos con un simple clic!

Cómo reconocer tareas repetitivas

Como secuencia de ideas, algunas pautas a considerar, bien podrían ser las siguientes:

1 Patrones y similitudes

Fijémonos en las acciones que repetimos frecuentemente en Excel. ¿Hay un patrón? ¿Realizamos la misma secuencia de pasos una y otra vez?

2 Tareas pesadas 

Prestemos atención a las tareas que nos parecen tediosas o que consumen una gran cantidad de tiempo.

3 Anotación de pasos, de acciones

Recopilemos datos sobre las tareas a automatizar. Creemos un guion. Escribámoslo de la forma más minuciosa posible. Esta inversión hará que todo sea más fácil al final y merezca la pena.

4 ¿Cuánto tiempo nos llevan esas acciones cada jornada?

Incluso podemos llevar un registro de las tareas que realizamos regularmente y cuánto tiempo nos lleva cada una.

5 Identificar tipo de tareas

Identifiquemos tareas que involucran manipulación de datos, cálculos complejos o procesos que siguen un flujo de trabajo específico.

6 Similitud de tareas que se repiten sistemáticamente

Prioricemos tareas en función de la frecuencia y complejidad. Clasifiquemos las tareas repetitivas en función de cuán a menudo las realizamos. Las tareas frecuentes son candidatas ideales para la automatización. Consideremos la complejidad de las tareas. Algunas tareas repetitivas pueden ser simples de automatizar, mientras que otras pueden requerir más esfuerzo.

7 No todo implica grabar macros

Siempre existen ejemplos de tareas inadecuadas para la automatización. Son tareas únicas o poco comunes que no justifican el tiempo de desarrollo de una macro. Tampoco son adecuadas tareas que implican juicio, toma de decisiones o creatividad, ya que las macros siguen instrucciones predefinidas.

8 Reflexión y análisis

Reflexionemos antes de embarcarnos en la creación de macros. Es fundamental pensar sobre la idoneidad de las tareas a automatizar. No todas las tareas repetitivas son candidatas adecuadas para la automatización.

9 ¿Merece la pena grabar esta macro?

Lo interesante es encontrar un equilibrio entre el tiempo que nos ahorra una macro y el tiempo que invertimos en desarrollarla.

Siguiendo con el ejemplo...

Estamos ante un caso claro en el que, grabando los pasos como para insertar la fecha, aplicar formatos a esa celda y asociar su ejecución a un botón en la barra de acceso rápido de Excel para poder ejecucarla siempre en cualquier libro, nos puede aportar mejora (poca en este caso, pero mejora) en productividad.