Cómo compartir documentos en Google Drive
Tenemos diferentes formas de abrir el cuadro de diálogo para compartir un archivo. Depende principalmente de la ventana en la que nos encontremos.
Google Drive
Compartir.
- Haciendo click con el botón derecho del ratón en el elemento a compartir (en la "barra" de color).
- Con el elemento seleccionado, en el botón Compartir.
Documento abierto
Es indiferente que se trate de un documento editable o no en Google Drive. Si está en nuestra cuenta, como esta foto, la podremos compartir.
Todos los documentos y archivos alojados en nuestra cuenta se pueden compartir, sin importar que sean compatibles o no con los formatos de Google Drive. Incluso aunque carezcan de vista previa.
Configuración para compartir
En todos los casos, llegaremos al mismo sitio, la ventana de Configuración para compartir.
En una reciente actualización de la interfaz de Google Drive, se ha simplificado bastante el cuadro de opciones para compartir documentos, de tal forma que como puedes observar aparecen dos "tarjetas" diferenciadas:
- La tarjeta para conceder acceso al documento que queremos compartir a usuarios concretos.
- La tarjeta para obtener el enlace al documento que queremos compartir y conceder diferentes permisos a las personas con las que compartamos dicho enlace.
Tras esta actualización es más fácil trabajar con documentos compartidos desde Google Drive. Si bien Google Drive ya contaba con una dinámica práctica para compartir y administrar los permisos que otorgamos a otros usuarios, ahora se simplifica aún más ahorrándonos unos clics y algunos quebraderos de cabeza.
Por estos recientes cambios, pueden ser diferentes las pantallas que veas en los vídeos de este apartado que serán actualizados progresivamente para adaptarse a estas novedades recientes.
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En la primera ocasión, aparece por defecto la consideración del documento como privado (no lo hemos compartido con nadie), y el usuario propietario. Para compartir el documento, debemos añadir el correo electrónico de quien va a recibir el permiso. Al hacer click en la caja de texto, podemos introducir los datos. Al pulsar la tecla intro para valida la dirección de correo electrónico que hemos introducido nos aparecerá la siguiente ventana:
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Para el usuario introducido, debemos marcar el rol que le asignamos:
- Editor, le asigna el rol de colaborador/editor.
- Comentador, le asigna un rol de lector avanzado, que puede añadir comentarios, si se trata de un documento de texto, una hoja de cálculo o de una presentación.
- Lector, tan solo accederá a la vista previa (lectura) del archivo.
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Veamos el resto de opciones de esta sección de compartir:
- Notificar a las personas por correo electrónico. Por supuesto que esta casilla debe estar marcada, es la forma de que se enteren del permiso que les estamos otorgando.
- Mensaje. Podemos personalizar el correo que recibirán mediante una caja de texto que se incluirá en el cuerpo del mensaje.
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Con estas pautas, ya podemos Enviar la invitación al usuario seleccionado para compartir el documento. Hacemos clic en Enviar.
Podemos compartir nuestros archivos con cualquier usuario independientemente de que utilice los servicios de Google Drive. Cualquier usuario, aunque no tenga asociada a su dirección de email una cuenta de google drive, podrá tener acceso al documento siempre que lo hayamos compartido con él. En el ejemplo que ofrecen las ilustraciones precisamente estamos compartiendo un archivo con un usuario que no tiene asociada ninguna cuenta de google. Por ese motivo al enviar la invitación, google nos advierte de esta circunstancia y nos ofrece dos alternativas:
- Compartir igualmente: En este caso, el usuario podrá acceder al elemento compartido para visualizarlo sin necesidad de disponer de una cuenta de google. Pero, cuidado, porque no podrá editarlo ya que no dispone de ninguna cuenta de google asociada.
- Cancelar: Nos arrepentimos y damos marcha atrás en la operación de compartir con ese usuario en concreto.
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Cuando enviamos la notificación, saldremos automáticamente de la ventana de configuración de compartir. Si queremos volver al cuadro de opciones, seleccionamos el documento y volvemos a hacer clic en la opción Compartir. Ahora veremos el listado de cuentas y los permisos que tienen sobre el archivo.
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El nuevo usuario queda añadido a la lista de uso compartido, donde en cualquier momento podemos cambiar su rol. Es ahora cuando le podemos asignar el rol de lector, o incluso el rol de propietario.
MUY IMPORTANTE: si asignamos el rol de propietario, renunciamos a serlo nosotros, y le concedemos a este usuario todos los privilegios sobre el documento. Por ejemplo, en cualquier momento este usuario nos podría retirar nuestro rol, que ya solo podrá ser como colaborador o como lector.
¿Seguro que queremos hacer esto?
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Cuando añadimos a personas, en lugar de introducir una dirección "a mano", podemos introducirla de una forma más automática si seleccionamos el correo de entre nuestra lista de contactos. Google a medida que vamos escribiendo los caracteres de la persona con la que queremos compartir el archivo, nos realiza una búsqueda automática en nuestro listado de contactos, pudiendo seleccionar de una manera más automatizada el contacto correspondiente, sin tener que escribir manualmente toda su dirección de email.
Grupo de Contactos
En el caso de que seleccionemos de nuestra agenda de contactos algún grupo que tengamos previamente creado, google drive añadirá todas las direcciones del grupo, pudiendo descartar una a una aquellas personas con las que no queramos compartir el archivo, de una manera muy sencilla: