El proceso se puede realizar mediante el asistente o bien mediante la cinta de opciones siguiendo estos pasos, que describen un caso práctico:
1. Abrir el documento base
Abrir el documento a enviar (la carta, el documento principal) y asegurarse de que no está abierto el documento origen de datos.
Aconsejamos que el único documento abierto antes de hacer la combinación de correspondencia sea el documento base.
Esto se puede comprobar desde el menú de ventana.
2. Iniciar combinación de correspondencia
Activar la ficha Correspondencia de la cinta de opciones, y desde ella vamos al grupo Iniciar combinación de correspondencia.
En el comando del mismo nombre, desplegar el menú eligiendo Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia...
3. Panel Combinar correspondencia
Se abrirá el Panel Combinar correspondencia. Con ayuda del asistente, seguiremos los pasos indicados.
4. Guardar los registros
Si lo mandamos a un archivo tenemos la opción de guardar todos los registros, solo el actual o un grupo, indicando el número de registro inicial y el final.
5. Documento combinado
La combinación generará un nuevo documento llamado Cartas1.docx con todas las cartas personalizadas.
Una vez impreso este documento generado, no es necesario guardar, ya que desde el documento principal podemos hacer tantas combinaciones como sean necesarias.
Todas las cartas tienen la misma base, pero los datos de combinación consiguen que cada destinatario tenga la percepción de que la carta ha sido escrita en exclusiva para él.
En el documento principal no se aplicará un formato destacado a los campos de combinación, porque precisamente de lo que se trata es de no llamar la atención sobre el proceso automático.
Detallamos a continuación los pasos necesarios para completar la combinación de correspondencia, haciendo uso del asistente.
1. Tipo de documento
Elegimos el tipo de documento que queremos crear. En este caso, como va a ser una carta, elegimos Cartas.
Para pasar al siguiente paso hacemos clic en "Siguiente: Inicie el documento" situado en la parte de abajo del Panel Combinar correspondencia (en color azul).
En los pasos siguientes también tendremos la opción de ir al paso anterior para el caso de habernos equivocado en la decisión de un panel del asistente.
2. Documento inicial
Elegimos el documento abierto (o si no se ha escrito aún, el documento actual vacío en el que escribir la carta). Será el documento común a todas las cartas.
El programa ofrece tres opciones:
En nuestro caso, tenemos el documento preparado y abierto.
3. Destinatarios
En este paso seleccionamos los destinatarios. Word nos da tres diferentes opciones:
En el ejemplo que estamos siguiendo, utilizaremos una lista que hemos creado antes y que hemos llamado ORIGENDATOS.docx. Elegimos por lo tanto, "Utilizar una lista existente".
Editar lista de destinatarios
Esta ventana permite gestionar los campos de datos disponibles en el documento ORIGENDATOS.docx.
4. Modificar la carta
Es el momento de indicarle al asistente qué campos va a insertar y dónde lo hará.
Cada opción permite adaptar los datos en el mejor contexto posible, siendo totalmente configurable.
La opción Más elementos muestra un listado de los campos disponibles.
Aspecto visual de los campos
Cuando se insertan campos en un documento de Word, el aspecto visual del campo insertado puede variar. Se pueden ver:
Gestionar el aspecto visual
Para cambiar entre estar tres formas descritas lo haremos desde la ficha Archivo, apartado Opciones, y en Avanzadas, en el bloque Mostrar contenido del documento y dentro de él en Sombreado de campo.
De cualquier forma, el campo estaría insertado y a la hora de imprimir el documento, el resaltado gris no aparecerá.
5. Vista previa
Antes de confirmar la combinación de correspondencia, se puede previsualizar el resultado para cada carta que se va a obtener.
6. Combinar correspondencia
1
Cuando ya estemos convencidos de que el documento está bien hecho, o bien lo mandamos a la impresora, o bien lo guardamos.
Se va a generar un nuevo documento de Word.
2
Al pulsar el botón Editar cartas individuales, un cuadro de diálogo pide que se indique el número de registros que se van a generar: todos los posibles, o un rango determinado.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Word 2016/2019 avanzado.
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