Vinculación de tareas y sus dependencias en Project 2016

Cuando se planifica un proyecto, en principio las tareas quizás, se vayan colocando en la tabla de vista diagrama de Gantt en una secuencia que no tiene por que coincidir con el orden en el que dichas tareas se van a realizar y ejecutar en su momento (recordemos que por ahora nos encontramos en la fase de planificación).

En principio, ya hemos visto que todas las tareas tienen una duración de un día estimado (aunque en este punto, nosotros ya hayamos adjudicado a cada tarea -hasta la de fontanería inclusive- sus duraciones) pero también tienen una fecha de comienzo que se corresponde inicialmente con la fecha de comienzo del proyecto. Pues bien, ahora vamos a definir o vincular unas tareas con otras, de acuerdo al tipo de dependencia que según estimemos debemos aplicar.

Tipos de dependencias

Los tipos de dependencias entre tareas (que en este punto del curso deberíamos conocer y tener claras) pueden ser de los siguientes tipos:

• FC (fin a comienzo): El final de una tarea marca el comienzo de la siguiente.
• CC (comienzo a comienzo): Las dos tareas deben comenzar a la vez, el mismo día.
• FF (fin a fin): Las dos tareas vinculadas deben terminar en la misma fecha, a la vez.
• CF (comienzo a fin): El comienzo de una tarea marca el final de otra. Este caso es el menos frecuente.

La duración del proyecto es afectada directamente por el tipo de vínculo que se establezca entre las tareas que lo componen.

El tipo de vinculo que, cuando el usuario establece una vinculación, MS Project crea es inicialmente del tipo FC.

Vincular tareas

Para vincular dos tareas de un proyecto (o varias si se seleccionan varias tareas antes de establecer el vínculo) y de ese modo crear dependencias entre ellas, basta con:

1. Seleccionarlas, lo idóneo es que sean tareas que se encuentren consecutivas en la tabla de entrada en la vista diagrama de Gantt. Es posible seleccionar más de una tarea consecutiva y así se crearán los vínculos entre todas ellas en una sola acción. De no encontrase las tareas a vincular juntas y consecutivas en la tabla de tareas, seleccionaremos la primera de ellas y manteniendo pulsada la tecla CTRL o bien la tecla MAY extenderemos la selección a varias tareas de acuerdo a las formas de efectuar selecciones múltiples en Windows.
2. Pulsar el botón de vincular .

En ese acto, se crean las relaciones y mirando al diagrama de Gantt vemos como aparecen las flechas que representan los vínculos y cómo la cronología de las tareas vinculadas ha variado en el tiempo. Recordemos que la relación que se ha creado es inicialmente del tipo FC.

El orden de selección de las tareas para vincularlas es FUNDAMENTAL

El orden en que se seleccionan 2 tareas de cara a definir un vínculo entre ellas es vital para la definición de los vínculos. Es decir, cual se selecciona antes y cual después. Si primero se selecciona la tarea A y luego la B y se vinculan , el vínculo quedará de tal modo que cuando acabe la tarea A dará comienzo la tarea B.
Sin embargo, si se selecciona en la tabla de entrada, primero la tarea B y después la tarea A, y se establece el vínculo , el vínculo quedará tal que cuando se dé por terminada la tarea B, dará comienzo la tarea A. Esto, independientemente del orden en que se encuentren sus respectivos Id's en la tabla de datos. Ojo con este detalle.

Vamos a definir los vínculos, inicialmente para las tareas que componen la fase Diseño de repartición. Advirtamos antes de efectuarlos, que la duración de la tarea de resumen llamada "Diseño de repartición" es de 4 días (la de la tarea más larga, como ya hemos comentado). Lo realizaremos siguiendo los dos pasos indicados:

1.- Seleccionar todas las subtareas:

2.- Establecer los vínculos mediante el botón :

Es importante apreciar como se han enlazado las tareas de forma que la siguiente comienza cuando termina la anterior (eso muestra el nuevo aspecto del diagrama). También es importante ver como ese grupo de tareas, ahora denominado fase del proyecto pasa, de tener una duración de 4 días, a tener una duración de 8,5 días. De acuerdo a nuestro calendario estándar y de acuerdo a que las duraciones son laborables y no transcurridas, esa fase, en principio terminaría el jueves día 31 de enero en vez del jueves 24 de enero. Como vemos se ha dilatado su duración ya que obedece a una situación más real de vínculo entre sus tareas.

Al vincular las tareas, se han creado dependencias entre ellas.
Haciendo, "con puntería", doble clic en una flecha de vínculo (en el Gantt), aparece un panel con la información de ese vínculo, es el panel de Dependencias entre tareas:

Para el primer vínculo (señalado con el puntero en la imagen), la dependencia vemos que es de tipo Fin a comienzo y que entre las dos tareas vinculadas, no existe retardo o posposición (a continuación se explicará lo que son las posposiciones). Mediante este panel es posible cambiar el tipo de dependencia o bien eliminar una dependencia desde el botón Eliminar.

Desde el panel de dependencias, se puede cambiar el tipo de dependencia a cualquiera de los otros tres que existen, repercutiendo inmediatamente este cambio, en el proyecto.

Vincular todas las tareas de un proyecto

NOTA INTERESANTE: Después de introducidas todas las tareas en la secuencia, inicialmente óptima así como sus duraciones, si se seleccionan todas las tareas del proyecto y se pulsa el botón de vincular tareas , se vincularán todas las tareas mediante una dependencia inicial de FC. Dichas dependencias, más tarde serán revisadas por el administrador del proyecto de cara a optimizar las duraciones y el proyecto en definitiva.

Desvincular tareas

Para desvincular tareas, se seleccionan las tareas y se pulsa sobre el botón de desvincular tareas . Las tareas dejan de depender unas de otras, y todas retroceden a la fecha de comienzo del proyecto como fecha de inicio de la tarea. La duración de la fase se verá afectada en consecuencia.

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de MS Project 2016.