Plan de acción para evitar la multitarea

Dice Gary Keller, exitoso empresario y escritor estadounidense, "Puedes hacer dos cosas a la vez, pero no puedes concentrarte de manera efectiva en dos cosas a la vez."

Anótalo en un papel y pégalo en tu lugar de trabajo o en la nevera. Si aún no lo tienes en cuenta de forma consciente, que se te grabe en el cerebro de leerlo una y otra vez.

¿Te gusta vivir así...?

¿O te crea ruido mental?

Está claro que el entorno de trabajo influye en nuestra conciencia, en las emociones y en la propia conducta, afectando a nuestra toma de decisiones, la relación con los demás y la productividad. No hace falta ser un seguidor de Marie Kondo y su revolucionario método KonMari, pero los espacios desordenados causan efectos negativos sobre nuestro estrés y la capacidad de concentrarse, disminuyendo la creatividad e incluso modificando el sueño.

"Las vidas de aquellos que ordenan completamente y de una sola vez, cambian dramáticamente, sin excepción." Dice Marie Kondo.

Así que, antes de lanzarte a hacer cualquier tarea, ordena tu espacio y crea un lugar agradable, armónico y lleno de paz.

Cuando hablamos de planificación, hay que poner cada tarea en su sitio, priorizando en función de la importancia que tenga cada una. En lugar de ir sin ton ni son, dedica un poco de tiempo en realizarte todos los días una lista de tareas por orden de urgencia.

Primero, ¡comete la rana! ¿Qué quiere decir eso?

Pues, lo primero que debemos hacer siempre es lo más importante e imprescindible que tenemos que hacer hoy y muchas veces es lo que menos nos apetece. Así que primero la rana.

"Come una rana viva por la mañana y nada peor ocurrirá el resto del día." Dice Brian Tracy, empresario, coach de desarrollo personal y formador de técnicas para evitar la procrastinación.

Sabías qué, el momento más productivo de las personas es el día antes de las vacaciones. Es porque tenemos el tiempo límite de acabar todo lo pendiente. Y generalmente lo acabamos con éxito.

Y para concluir, acostúmbrate a retrasar y delegar aquellas cosas que carecen de importancia para ti.

Esto tiene que ver con lo ya hemos hablado en anterioridad. El cerebro necesita una cantidad de minutos para poder estar en un estado de concentración total, así que es mejor evitarle el trabajo extra.

Agrupa tareas que tengan que ver entre ellas para optimizar al máximo el tiempo, asigna el tiempo aproximado a cada bloque de tareas y especifícalo en tu calendario.

Se trata de trabajar por lotes de trabajo de la misma temática o los mismos recursos.

Sin duda, las distracciones, sobre todo las tecnológicas, son los mayores causantes de caer en la multitarea, baja productividad y estrés. Redes sociales, notificaciones, mensajes, mails... ¡Tenlos a raya! ¡Ladrones del tiempo, fuera!

Tim Ferriss, un exitoso empresario y defensor de "La semana laboral de 4 horas", dice que solo revisa el email y las redes sociales una vez al día. Sí, puede que sea un poco extremo para el resto de los mortales, pero su alta productividad le avala. ¿No os parece?

Esta famosa técnica de Francesco Cirillo, ingeniero informático y promotor de este método de optimización del tiempo, marca un sistema de hacer el esfuerzo durante 25 minutos y mantenerse concentrado por completo en una única tarea, seguida de pequeños descansos de 5 minutos y repetir estos pasos de 1 a 4 veces.

Después de cada cuatro "pomodoros", toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más, si lo necesitas.

"El nombre Pomodoro se deriva del temporizador de cocina con forma de tomate que Francesco Cirillo usó mientras perfeccionaba la técnica."

Aunque la Técnica de Pomodoro sería lo ideal, no siempre es posible aplicarla en nuestra vida. Pero tenemos otra opción, el estudio de BRAC "Ciclo descanso - actividad - básico" sugiere que ese ciclo de esfuerzo puede ampliarse hasta 90 minutos, considerándolo el tiempo límite de nuestra concentración efectiva.

Y por supuesto, duerme 8 horas, es la base de todo y la clave para nuestra concentración y recarga de energía.

Antes de ponerte a realizar cualquier tarea importante, relájate. Evidentemente, no somos igual de productivos y creativos si llegamos acelerados a la oficina, con todo el estrés que nos ocasionó el tráfico matutino o llevar los niños al colegio. Tómate unos minutos, medita o relájate y crea ese ritual, ya verás como esos pocos minutos te aportarán un gran chute de energía positiva y te despeja la mente.

De la misma manera, cuando sientas el impulso de hacer otra cosa mientras estás realizando una tarea, sé fuerte... respira hondo, relájate y calma el mono loco.

La multitarea viene también por no saber negar peticiones de otras personas. Es posible que pienses que es un acto egoísta no atender asuntos que te proponen los demás. Nada más lejos de la realidad. Tus prioridades no son menos importantes que las de los demás. Si aceptas todo lo que te proponen, llegará un momento en el que no tengas nada de tiempo para ti. ¡Reflexiona, prioriza y aprende decir NO sin remordimientos!