¿Qué son los ladrones de tiempo?
Una de las reglas básicas a la hora de intentar gestionar mejor nuestro tiempo es programar o planificar las actuaciones que llevaremos a cabo para alcanzar nuestros objetivos.
En un mundo perfecto dicha planificación se ejecutaría sin problemas, pero como bien sabemos, existen cientos de razones por las cuales las cosas casi nunca salen como esperábamos.
En cualquier momento, en cualquier lugar, aparecen acontecimientos en los que, con razón o no, centramos nuestra atención. De forma genérica, hablaremos de las interrupciones.
Profundicemos un poco en estas interrupciones respondiendo a estos interrogantes:
¿Qué es una interrupción?
Las interrupciones o ataques, como los denominan algunos expertos, se producen sin previsión posible, lo que supone que parte de la planificación esté fuera de nuestro control, en teoría.
A la hora de planificar establecemos prioridades con relación a las actuaciones a llevar a cabo pero muchas veces es interrumpida por los denominados "Ladrones de tiempo", frente a los cuales, una opción interesante puede ser preguntarnos a nosotros mismos si esa interrupción tiene algo más importante que lo previsto o no.
Esto nos ofrecerá elegir entre lo que teníamos pensado hacer y la nueva actuación, valorando su importancia. Es sencillo, hago una u otra, la más importante.
Nos podemos encontrar dos problemas:
El problema no suele ser valorar cuál es más importante, que normalmente suele ser la prevista, sino nuestra tendencia a solventar el imprevisto cuanto antes, porque además solemos considerar que será rápido. Error. Esa actuación compulsiva con respecto a las "urgencias", nos provoca muchos problemas.
A la hora de elegir, la responsabilidad que tenemos con relación a cada situación puede ser un problema. Normalmente, nuestra responsabilidad con relación a lo planificado es alta, mientras que nuestra responsabilidad con respecto a los imprevistos suele ser menor.
¿Qué implicaciones tienen?
Las interrupciones son grandes ladrones de tiempo para cualquiera de nosotros. En más de una ocasión no han pasado 15 minutos sin que hayamos sido interrumpidos, varias veces al día. Esto conlleva dos problemas:
El primero es el tiempo dedicado a solventar la interrupción.
El segundo es retomar lo que estábamos haciendo, volver a concentrarnos y recuperar el hilo, algo que suele complicarse ya que en breve nos volverán a interrumpir.
Imaginemos que estamos redactando un informe, donde necesitamos mucha concentración. Tras cada interrupción, hemos de releer lo anteriormente escrito, recuperar la idea que íbamos a exponer y escribir, antes de que nos vuelvan a interrumpir.
No estamos diciendo que las interrupciones sean siempre negativas, aunque en la actualidad, la mayor parte sí conllevan efectos poco atrayentes, sobre todo nos hacen perder tiempo y concentración. Pero es obvio que en muchos casos forman parte de nuestro trabajo y no las podemos evitar, pero sí adaptar a nosotros. Para ello, fomentaremos dos opciones:
Utilizaremos el menor tiempo posible para cada interrupción.
Intentaremos no ser interrumpidos, evitando su origen.
Hemos de procurar utilizar mejor nuestro tiempo, llevar las riendas y controlar todo lo que esté en nuestra mano. Es muy habitual que nos frustremos, enfademos o pongamos tensos frente a las interrupciones o los ladrones de tiempo.
Es preciso que cambiemos la actitud, que pensemos en positivo llevando las situaciones a nuestro terreno.