A fin de orientar bien el tema, conviene establecer una tipología de las reuniones que permita al facilitador de la misma, saber con antelación qué tipo de reunión se propone celebrar y qué técnicas le interesa utilizar. Dicho con otras palabras, cuál es la finalidad de la reunión.
Podemos hacer una distinción entre diferentes tipos de reuniones:
Se consideran reuniones formales aquellas en las que se sigue una estructura y se organizan en función de diferentes fases: planificación, información, preparación, estructuración y control y análisis de la reunión; y además está orientada a la consecución de los objetivos que justifican la reunión.
Las reuniones formales aseguran el desarrollo y el control paso a paso para alcanzar los objetivos previstos. De todas formas existen situaciones en las cuales no es posible o no es necesario plantear una reunión formal, sino una reunión a la que llamamos informal.
Es aquella que surge como necesidad ante las siguientes situaciones:
Urgencia
En los casos que necesitamos recoger información, informar de resultados que pueden condicionar acciones inmediatas, ante un hecho inesperado ante el cual hay que tomar una decisión sin demora, etc.
Espontaneidad
Se justifica en los casos en que la discusión hace referencia a un plano más superficial, poco estructurado, referente a ideas y no tanto a hechos. Normalmente se utiliza para sensibilizar o motivar a las personas participantes en temas desconocidos o poder atajar rumores aparecidos en la organización.
Imprevistos
Suceden cuando ha ocurrido algún hecho que ha impedido que la reunión siga el curso formal previsto.
Formales vs. informales
Estas reuniones tienen por objetivo comunicar datos, hechos, resultados, etc. a las personas que participan en ella.
Por ejemplo, este es el caso de las reuniones de presentación de nuevos productos o servicios, o cuando se presenta un nuevo reglamento o procedimiento, cuando se informa sobre el balance y los resultados, etc.
Habitualmente el desarrollo de una reunión de este tipo tiene dos momentos, el de transmisión de la información y el de respuesta a las cuestiones, dudas o interrogantes que la información suscita en los participantes.
En nuestros días, la formación continua se ha convertido en una herramienta habitual en las organizaciones. El aprendizaje de conocimientos y el desarrollo de habilidades requieren de una pedagogía que se adapta a las necesidades y a la psicología de la persona adulta.
Una reunión de formación, digna de este nombre, se apoya sustancialmente sobre la dinámica del grupo. En efecto, no se trata ya de transmitir unos conocimientos preestablecidos, sino de situar al grupo en una posición tal que cada persona pueda aportar al resto sus propias informaciones y conocimientos a fin de que el grupo vaya aprendiendo y progresando en conjunto.
El facilitador
Desempeña más bien el papel de coordinador de conocimientos, y su misión fundamental es hacer que surjan del grupo los conocimientos que sus miembros ya poseen y, después, ayudarles a relacionarlos.La transmisión de informaciones nuevas, como pueden ser las técnicas o las herramientas de trabajo, consiste solo en poner a disposición del grupo los conocimientos que necesitan en un momento dado para su aplicación práctica en un futuro.
El estudio de casos, los métodos activos, el aprendizaje basado en la experiencia, la pedagogía del descubrimiento y las simulaciones de roles son algunas de las técnicas que se emplean en las reuniones formativas.
La tarea del facilitador
En este tipo de reuniones puede ser bastante compleja. Por un lado, es preciso un conocimiento perfecto del tema tratado y, por otro, un buen manejo de las dinámicas de grupo para que este pueda realizar por sí mismo sus propios descubrimientos. El facilitador desempeña asimismo un papel preponderante de coordinador y dinamizador.Estas reuniones tienen por objetivo buscar una solución a un problema planteado, que sea aportada por todos los asistentes y que sea capaz de resolver el conflicto. Si el problema existente es entre dos o más partes integrantes del grupo de la reunión, el facilitador desempeña aquí un papel de mediador o de árbitro.
Sin embargo, con mucha frecuencia, el facilitador puede ir más allá de este papel y ayudar al grupo a vencer sus actitudes frente al conflicto con la finalidad de inducirle a buscar soluciones creativas.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Dirección de reuniones.
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