Lograr una delegación eficaz de tareas

El delegante debe seleccionar al empleado más adecuado para realizar las tareas. La adecuación de un empleado puede deberse a distintos motivos:

• Por ser el más capacitado.
• Porque interesa que adquiera experiencia en un determinado ámbito (sin ser en la actualidad el más capacitado).
• Para motivarle, etc.

Es necesario definir previamente el contenido de la delegación:

1. Objetivos.
2. Tareas.
3. Nivel de autonomía.
4. Plazo de ejecución.
5. Criterios de actuación.
6. Resultados esperados.
7. Medios de control que se van aplicar.

Es necesario comunicar y asegurarse de que el delegado ha entendido los objetivos que se pretenden conseguir, los criterios que debe seguir a la hora de actuar, los resultados esperados y la forma con la que la persona que delega controlará su trabajo. Asimismo, resulta conveniente informarle de la importancia de las tareas y en qué medida contribuyen a conseguir los objetivos y misión de la propia unidad organizativa y la Organización.

El delegante debe proporcionar al delegado la autoridad y recursos necesarios para que realice las tareas. Estos recursos pueden ser de distintos tipos:

1. Materiales (por ejemplo: herramientas de trabajo).
2. Económicos (p.e.: disponer de un presupuesto).
3. Temporales (p.e.: eximir al empleado de otras tareas para que tenga tiempo suficiente para realizar las tareas delegadas).
4. Humanos (p.e.: poner a su disposición otros empleados para que le ayuden).
5. Información suficiente.

El delegante debe conseguir la aceptación y el compromiso del delegado, para ello ha de dejar que éste participe en las decisiones relacionadas con el contenido de la delegación (objetivos, criterios de actuación...).

Es recomendable que el delegado permita una cierta autonomía para que el delegado organice su trabajo y tome sus propias decisiones. Es decir, el delegante ha de procurar:

• Centrarse en los resultados, más que en el proceso.
• Tolerar los errores y verlos como parte del aprendizaje necesario.

 Es necesario establecer fecha límite para:

• La realización de las tareas intermedias.
• La realización del seguimiento (reuniones de seguimiento, reportes, etc.).
• La ejecución definitiva de las tareas delegadas.

Es fundamental establecer unos criterios de seguimiento y realizar un control de la delegación realizada. En todo caso, es aconsejable realizar solo los controles estrictamente necesarios.

El delegante debe ofrecer ánimo, ayuda, consejos y apoyo en todas las fases del proceso de delegación.

Los resultados han de valorarse en base a los objetivos y criterios establecidos inicialmente.

Felicitar y recompensar el trabajo bien hecho motiva al empleado, mejora el ambiente de trabajo y facilita la realización de futuras delegaciones.