El nivel de detalle en la planificación de un proyecto

No se puede decir si el nivel de detalle más adecuado es concretar la planificación en tareas de 2 horas... o en trabajos de 1 semana. No es el mismo caso planificar un pequeño proyecto de una semana para 2 personas, que un mega proyecto de una obra pública de 2 años para 500 personas.

Pero el sentido común nos indica que no tiene sentido planificar lo que hará una persona, dentro de 14 meses, entre las 8 y las 11 de la mañana... pero en el proyecto de una semana, sí tiene sentido pensar en qué hará una persona dentro de 3 días, cuando empiece su jornada, porque hay más información al respeto, está mucho más cerca en el tiempo, y aunque sea una tarea pequeña, es relevante en este pequeño proyecto.

¿Planificación según el modelo tradicional, o el modelo ágil?

Imaginemos que tenemos que hacer un viaje en coche, de 500 kilómetros, es decir, un viaje largo. Éste es nuestro proyecto, y vamos a ver su triple restricción.

Los kilómetros serían el alcance de nuestro proyecto, "tenemos que ir del punto A al B, cuya distancia es de 500 kilómetros". Seguramente, exista más de una ruta para ir, una más rápida y otra más corta. Estas alternativas serían las posibles soluciones correctas para el proyecto.

La siguiente restricción es el presupuesto: calculamos la gasolina, los peajes, o si vamos a hacer algún descanso durante el viaje para comer. Podemos añadir una partida como desgaste del coche, los neumáticos, incluso una partida especial por si recibimos una multa por exceso de velocidad (esto sería un riesgo en el que podemos incurrir, y estamos reservando una partida económica para contrarrestarlo y evitar sorpresas en el presupuesto final). Todo esto se puede sumar y obtener el coste total del viaje.

La restricción de la calidad, como ocurre en casi todos los proyectos, no se negocia sino que debe cumplirse en todo caso: llegar sin sufrir ningún percance, ni accidente y sin retrasos importantes ni averías, y haber olvidado coger ningún equipaje importante. Si todo esto no se cumple, no podremos decir que el viaje ha resultado un éxito.

Nos falta la cuestión del tiempo, ¿Cuánto se tarda en llegar? Para responder a esta pregunta realizamos la planificación.
Tenemos dos opciones o enfoques para planificar nuestro viaje (es decir, nuestro proyecto):

Planificación del viaje completo, al inicio

Antes de iniciar el viaje, introducimos en un navegador o marcamos en un mapa todos los puntos de paso por lo que queremos transitar, la hora prevista de cada uno, dónde vamos a parar para hacer los descansos, dónde vamos a repostar combustible... y cuando lo tenemos todo detallado, emprendemos el viaje. Este enfoque es el de la planificación tradicional, que se suele representar en un diagrama de Gantt.

Planificación tramo a tramo

¿Y si ha obras en el camino, qué hacemos en el caso anterior? ¿Y si en un tramo hay muy mal tiempo, y resulta deseable tomar un camino alternativo? Pero estas circunstancias no se pueden saber a priori, sino poco antes de llegar a un tramo determinado.

Cuando empezamos el viaje, la incertidumbre es alta, porque no tenemos las paradas programadas en puntos concretos, sino que confiamos en ir tomando las decisiones más adelante, más cerca del momento en que hay que aplicarlas. Éste es el enfoque ágil de planificación y gestión de un proyecto.