Arquitectura y funcionalidades de Alfresco

Es una solución sencilla porque está orientada al usuario final, y es inteligente porque es compatible con más estándares abiertos que cualquier otra plataforma de ECM, proporcionando al mismo tiempo todo el valor que ofrecen las plataformas tradicionales:

Alfresco en muchos aspectos es similar a otros sistemas ECM. Está formado por un repositorio y un servidor de aplicaciones que permite persistir el contenido, gestionar metadatos, asociaciones e indexación.

Por otro lado Alfresco incluye un juego de interfaces de programación que soportan múltiples lenguajes y protocolos con los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones a medida y otras soluciones. También dispone de soluciones estándar como gestión de documentos "Document Management", "records Management" y "Web Content Management".

Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestión documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseñada. Es una herramienta que reúne un gran número de elementos técnicos muy reconocidos (Hibernate, Lucene, etc. procedentes del sector de código abierto).

Alfresco se distribuye en 2 licencias:   

1. Código abierto comunitario.
2. Empresarial-Comercial,  que  ofrece  funciones  especiales  como  la gestión de grupos, LDAP, Single Sign On y con niveles de soporte especializado.

Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la:   

• Gestión flexible de documentos.
• Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validación.
• Gestión libre de los metadatos asociados a los documentos.

Con Alfresco todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de métodos como la previsualización, la gestión de versiones, la gestión de permisos, etc.

Según Gartner, "la gestión de contenido empresarial (ECM) describe un marco estratégico y una arquitectura técnica que funciona con todos los tipos de contenido (y formatos) durante todo el ciclo de vida del contenido".

• Como marco estratégico, el ECM puede ayudar a las empresas a tomar el control de su contenido, con lo que aumenta la productividad, se fomenta la colaboración, se promueven las iniciativas de cumplimiento de normativas y los procesos centrados en contenido, y es más fácil compartir información.
• Como arquitectura técnica, el ECM está formado por un grupo de funcionalidades o aplicaciones que funcionan en relación las unas a las otras pero que también pueden venderse y usarse de forma independiente.

En Alfresco, el enfoque hacia los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) se basa en:

• una plataforma abierta para la gestión de documentos empresariales críticos y la colaboración que es compatible con los flujos de trabajo, la gestión de casos y una fuerte seguridad. Todo ello señales de un verdadero ECM.
• un modelo de ECM híbrido que facilita la colaboración en la empresa ampliada sin que se pierda el control del contenido.
• una experiencia móvil que satisface las necesidades de los usuarios finales y de Tecnología.
• soporte integrado para la gestión de documentos de archivo y la retención, con el fin de garantizar el cumplimiento de normativas durante todo el ciclo de vida del contenido.