Forma parte del pie o término todo aquello que se encuentra en la parte inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, posfirma, sello, anexo y pie de página. No todos los documentos administrativos tienen firma, antefirma y posfirma, ya que hay muchos documentos administrativos que no vienen firmados por una persona en concreto. En la imagen de arriba puedes ver un certificado que viene firmado electrónicamente por la Agencia Estatal de Administración Tributaria sin tener un remitente concreto. Esto es lo más habitual hoy en día, sobre todo en documentos genéricos que no responden a ningún requerimiento en especial.
Antefirma
Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo. Como su nombre señala, precede a la firma del responsable de la comunicación. En la actualidad, la fórmula que más se usa como antefirma viene a ser la palabra atentamente. Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud, etc.
Firma
La firma comprende el nombre, el apellido y la rúbrica de la persona que se responsabiliza del documento. Cuando los firmantes son dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada. Si son más de dos responsables, siempre se reserva la izquierda para el firmante de mayor jerarquía, antigüedad o participación.
Posfirma
Es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Puede estar compuesta por la profesión o grado académico, su nombre y apellidos y el cargo que desempeña. Por ejemplo:
Sello
Sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la comunicación. El sello puede tener diferentes formas (cuadrada, rectangular, circular) y disposiciones (horizontal, vertical, etc.).
Anexo
Esta es una parte opcional, ya que se emplea solo cuando el documento debe ir acompañado de objetos u otros documento para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la información que se proporciona (recibos, facturas, certificados, planos, etc.).
Pie de página
Es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. También en el pie de página se puede poner información relativa a la Ley.
JERARQUÍA EN LAS FIRMAS
En el caso de que haya dos responsables en la redacción del documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor jerarquía. Si son del mismo nivel jerárquico, firma más a la izquierda el más antiguo en el cargo. Si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa.
Si son más de dos firmantes, la lógica es la misma: firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada como hemos explicado más arriba.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Elaboración de informes y documentos administrativos.
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