La política de gestión de documentos electrónicos

Toda organización debe analizar y autoevaluar el nivel de cumplimiento en la implantación del PGDe. Para ello se deben analizar los siguientes aspectos:

Identificación de los procedimientos

  1. Analizar si se han identificado los procedimientos que se tramitan, dándolos de alta en el Sistema de Información Administrativa (SIA).
  2. Analizar si se han incluido en SIA los plazos de conservación y acceso de los procedimientos que se tramitan, de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo de la organización.

Gestión de documentos y expedientes

  1. Si se registran los documentos en una aplicación de Registro que cumpla la normativa vigente en materia del Esquema Nacional de Interoperabilidad.
  2. Si los documentos que se digitalizan incluyen una firma cualificada según indica la normativa en materia de firma electrónica,
  3. Si se utiliza una aplicación de notificaciones electrónicas válida legalmente para comunicarse con los interesados de los expedientes.
  4. Si se utilizan herramientas de gestión documental y tramitación que incluyan los documentos electrónicos en expedientes electrónicos.
  5. Si los documentos y expedientes electrónicos son interoperables (cumplen ENI).
  6. Si la aplicación de gestión permite la visualización de los metadatos.
  7. Si a los metadatos obligatorios de documento y expediente establecidos en las Normas técnicas de interoperabilidad (NTI) se añaden "nombre natural" y "fecha fin".

Archivado

  • Si el gestor documental o tramitador está integrado con la aplicación de archivo electrónico único de la Administración General del Estado o una aplicación de archivo de la organización que cumpla los requisitos ENI.

Analizados estos aspectos, llega el momento de determinar el grado de cumplimiento con la Política de gestión de documentos electrónicos, puesto que este es el modelo que se debe seguir para lograr una administración electrónica completa en el marco de la organización.

Una vez realizada esta tarea de evaluación, para completar la implantación de la Política de gestión de documentos electrónicos será necesario acometer los siguientes proyectos:

1.  Identificar series docum./procedimientos

Identificación de las series documentales o procedimientos producidos por la unidad, en una aplicación informática de inventario de procedimientos.

2. Alta en SIA

Alta en SIA de los procedimientos de la unidad.

3. Plazos acceso, eliminación o transferencia

Estudio de los valores y establecimiento de los plazos de acceso, eliminación o transferencia a la siguiente fase de archivo. Implementación de la información en SIA. 

4. Sistema de Gestión documental

Adquisición o desarrollo de un sistema de gestión documental donde almacenar documentos y metadatos.

5. Gestor de expedientes electrónicos

Adquisición o desarrollo de un gestor de expedientes electrónicos/tramitador adecuado a las funciones de la unidad.

6. Integración con otras aplicaciones

Integración de la aplicación de gestión de expedientes con Cl@ve, @firma, Carpeta ciudadana, Notifica, aplicación de apoderamientos electrónicos, etc.

7. Configuración de procedimientos.

Configuración de los procedimientos del inventario en el gestor de expedientes electrónicos.

8. Archivo electrónico

Integración de la aplicación de gestión con el archivo electrónico.

9. Ingreso expedientes en archivo

Ingreso de los expedientes electrónicos en el archivo.