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Estructura de los documentos de transmisión administrativos

Estructura general de los documentos de transmisión

Notificación y publicación

Puesto que su función es transmitir un acto decisorio, su estructura se limita a reproducir el texto íntegro de la resolución, con las siguientes variantes.

Si se trata de una notificación, el cuerpo del documento suele comenzar con un párrafo que indique la fecha y la autoridad que ha adoptado la decisión, con una fórmula similar a la siguiente:

Con esta fecha, el/la (órgano competente)... ha dictado la siguiente resolución/ha resuelto lo siguiente:

La notificación puede cerrarse con la expresión de los recursos aplicables y la firma de quien practica la notificación, con los requisitos anteriormente señalados.

En el caso de la publicación, el párrafo introductorio expresará la finalidad del documento (notificación mediante publicación), las circunstancias que han imposibilitado la notificación ordinaria y los medios en que se realiza la notificación, según una fórmula similar a las siguientes:

Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el procedimiento de..., se les notifica el siguiente acuerdo mediante su publicación en el Boletín Oficial de la Región, en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de... y en el periódico...: [texto del acuerdo]
No se ha podido practicar la notificación a D.ª... tras intentarlo en el lugar indicado como domicilio, sin que sea allí conocida, y por medio de número de fax asimismo indicado, que corresponde a una sociedad mercantil sin relación con la interesada, se le notifica la siguiente resolución mediante su publicación en el Boletín Oficial de la Región y en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de...: [texto de la resolución].

Oficio y nota interior

La estructura de ambos documentos es similar:

1. Encabezamiento, compuesto de los siguientes datos:

Lugar y fecha del documento.
Referencias administrativas tanto del órgano emisor como del receptor, en el caso de que se conteste a otro oficio.
Asunto concreto en que consiste el documento, expresado de forma sintética.
Emisor y receptor. En la nota interior se escribirá al principio del documento el nombre y apellidos, así como el cargo, tanto del emisor como del destinatario. En la firma bastará con la rúbrica. En el oficio, por el contrario, el emisor aparece en la parte final del documento, con antefirma (indicación del cargo), firma o rúbrica e identificación nominativa del firmante.

2. Cuerpo del documento que contendrá el texto objeto del acto.

Carta

Su uso administrativo está restringido a la correspondencia personal, protocolaria o de contenido general no relacionada con la gestión habitual o la tramitación de un procedimiento. Se estructura en las siguientes partes:

1. INICIO DE LA CARTA. Los elementos que configuran el principio y el final de las cartas determinan su tono y estilo, su mayor formalidad y grado de confianza entre los interlocutores. En cualquier caso, se debe prescindir de fórmulas demasiado formales y usos antiguos del lenguaje administrativo y comercial.

La fecha, se suele situar en el margen superior derecho. No deben utilizarse preposiciones en y a por considerarse una fórmula anticuada.
Madrid, 11 de junio de 2020
y no: ~~En Madrid, a 11 de junio de 2020~~.
Saludo o encabezamiento. Se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. Si se trata de una relación directa e individual, se personalizará el envío (Estimada Sra. Herrero).
Se evitará en lo posible el uso de expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro) y las construcciones dobles (Estimado/a Sr./Sra.). Los encabezamientos más comunes son, entre otros:

Querida amiga: (relación cordial, pero no estrecha)
Estimado amigo: (relación afectuosa pero formal)
Estimada señora: (el mismo caso que el anterior)
Querido Antonio: (relación cordial y estrecha)

2. CUERPO DE LA CARTA. Constituido por el mensaje en sí. En su redacción se deberá adoptar las mismas indicaciones que las expuestas en lo referente al contenido de los oficios y las notas interiores.

3. CIERRE DE LA CARTA. Consta de despedida, firma y, en ocasiones, de posdata.

La despedida se expresará en un tono que guarde relación con el saludo y el encabezamiento. Se evitará, en todo caso, el empleo de fórmulas rígidas y anticuadas.
La firma en las cartas se aparta del orden usado en los documentos administrativos. La firma o rúbrica irá seguida del nombre y los apellidos en letra impresa y finalmente el cargo del firmante.
La posdata es opcional en las cartas. Se coloca después de la firma, separada de ella por un interlineado amplio. Se introduce con las abreviaturas P.D. o P.S. Se utiliza para hacer llamadas de atención o recordatorios sobre el contenido de la carta o algún dato nuevo que quiera destacarse.

Oficios, notas interiores y cartas son comunicaciones que ponen en conocimiento hechos o circunstancias de un procedimiento o de la Administración. El oficio tiene carácter externo, las notas interiores carácter interno, y las cartas tienen carácter protocolario en el acto comunicativo. El oficio es un acto de comunicación que se dirige a ciudadanos, entidades privadas u otros organismos administrativos no dependientes de un mismo órgano superior o entidad.

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Elaboración de informes y documentos administrativos.

Estructura de los documentos de transmisión administrativos

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