Recursos materiales
Uno de los problemas fundamentales en cualquier institución ya sea pública o privada es el espacio de trabajo. Todos sabemos el valor de los inmuebles y el precio de cada metro cuadrado para instalar una oficina, y que el puesto de trabajo de una persona incluye además de la mesa, el ordenador, etc., un espacio para archivar los documentos con los que trabaja día a día, es decir el producto de su trabajo diario que se manifiesta a través del papel. De esta manera es necesario utilizar un mobiliario adecuado que contribuya al ahorro de espacio.
Se deben identificar los medios materiales con los que contamos para la ubicación, instalación, y recuperación de los documentos de archivo.
Podemos clasificarlos en:
- Instalaciones del archivo
- Mobiliario
- Accesorios de soporte y conservación
- Microfilmes
- Archivos informáticos
Estos elementos tienen la posibilidad de variar mucho, dependiendo de la organización que origina el archivo, tanto respecto al tamaño que tenga como a las características de la actividad que desarrolla.
Mobiliario de Archivo
Bastidores y miniarchivadores de sobremesa
Son archivadores de pequeño tamaño, pensados para usar sobre la mesa de trabajo, y que pueden ser trasladados con facilidad. Muy útiles para ordenaciones primarias o correo. Es más un sistema auxiliar inmediato que un archivo en sí, de modo que habrá que renovar o expurgar (limpiar) su contenido periódicamente.
Se trata de módulos formados por cajones, donde se colocan fichas o carpetas colgantes. Facilitan la localización de las carpetas, pero requieren de cierto espacio para la apertura correcta de los cajones.
Carros para carpetas colgantes y de anillas
Estos muebles, por lo general metálicos, y a menudo con ruedas para hacerlos móviles, están provistos de un bastidor de varillas para colocar carpetas colgantes. En la inferior disponen de una repisa donde se pueden guardar carpetas de anillas u otro tipo de contenedores de archivo. Se utilizan para la documentación más "fresca" del archivo en uso, archivos en trámite, especialmente cuando se trata de información que pasa por distintos departamentos.
Con baldas regulables, son estructuras abiertas y sencillas para depositar documentación. Generalmente de madera o, preferiblemente, metal, ofrecen muchas posibilidades de instalación, pudiendo adaptarse a distintos modos de archivo, sean cajas, carpetas colgantes, etcétera. No es el sistema idóneo para un archivo.
Son estanterías con puertas. Limitan el acceso visual a la documentación, para bien o para mal, pero protegen en mayor medida la documentación que se encuentra guardada en su interior.
Sistemas multiusos / muebles mixtos
Casi todo el mobiliario está pensado, tradicionalmente, para albergar documentación en papel, pero la realidad de las instituciones y empresas, ya adaptadas a las nuevas tecnologías, es distinta. Se hace necesaria la convivencia entre distintos tipos de soportes y tipos de documentos.
Las estanterías tradicionales dan paso a muebles modulares, donde cada tipología encuentra su acomodo, adaptado a su forma de recuperación, además de a su conservación. La cuestión de que sean modulares es muy importante, porque de este modo son también flexibles, pudiendo haber ampliaciones o eliminación de partes, así como distribuciones de partes en distintos lugares (y vuelta a reintegrarlos al mismo lugar inicial) con un esfuerzo mínimo, y los conjuntos se trasladan sin desbaratar la organización.
Estos sistemas modulares se pueden realizar a partir de combinaciones de estanterías y armarios, con zonas cerradas y abiertas, dependiendo de las necesidades organizativas.
Armarios compactos sobre raíles
Existe un tipo de armarios compactos sobre raíles (conocidos como "Compactus") que podremos encontrar en los archivos de más categoría. Tienen un aprovechamiento del espacio máximo, ya que al desplazarse sólo hay realmente un pasillo en todo el lugar donde se encuentran; al mover los archivos colocamos ese pasillo donde deseamos, con el fin de alcanzar la documentación.
Materiales de archivo
Se trata de material de oficina que utilizamos como apoyo en el proceso de organización del archivo.
Sus principales ventajas son:
La fácil adquisición en las papelerías especializadas en artículos de oficina
La distribución tiene tres posibilidades:
Carpetas una sobre otra sobre el lado plano. Para archivos inactivos, sin uso frecuente, debido a la dificultad para recuperar los documentos.
Las carpetas se ponen de pie, apoyados sobre el lado inferior. Muy usual, y la forma habitual de guardar los documentos en las carpetas A-Z.
Se utiliza con las carpetas colgantes. Al estar suspendidas por un lado, quedan dispuestos con el lado inferior hacia el usuario que abre el archivo. Utilizado para expedientes escolares, hospitales, etcétera. Hay que asegurarse, si escogemos este sistema, que las carpetas disponen de algún modo de determinar el contenido de una forma visible desde la zona de apertura del archivo, con el fin de evitar retrasos innecesarios.
Elementos auxiliares
- Móviles. Usualmente denominadas como Post-it, debido a la marca comercial más reconocida entre las que las fabrican. De distintos tamaños y colores, contienen un adhesivo ligero en una franja situada en uno solo de sus lados, que permite fijarlas temporalmente a casi cualquier superficie. Su retirada es muy sencilla.
Sirven para clasificaciones primarias, cuando se está trabajando en el proceso y tenemos cierta estructura decidida. Existe un tipo de etiquetas más pequeñas y alargadas, muy útiles para marcar páginas en los documentos.
- Fijas. Son hojas adhesivas, blancas o de colores según la función que desempeñan, que se pegan por una cara de forma resistente y duradera. Pueden servir como carteles, etiquetas con los datos descriptivos de una caja, identificación de materias, etcétera.
Índices y separadores de carpeta y ficheros
Los índices y separadores de carpeta llevan inscritas las letras del alfabeto en pestañas, y los ficheros lucen espacios en blanco para que el archivero indique cualquier información relevante.
(Los separadores de plástico, debido a la electricidad estática, pueden atraer el polvo, por lo que son convenientes los de cartón neutro, o cartulina)
Metálicas o de materiales plásticos antiestáticos para no atraer el polvo, suelen ser apilables y fácilmente separables para favorecer tareas de organización y reestructuración. En cada bandeja trabajaremos con una serie documental, teniendo cuidado de no mezclarlas. Se pueden utilizar como muebles clasificadores de correspondencia (aunque existen muebles con esa función específica).
Contenedores de documentos
Camisas, carpetillas / subcarpetas
Sirven para proteger e individualizar los documentos. En caso de ser de papel las llamamos "camisas"; si son de cartulina, "carpetillas" o "subcarpetas". Son de uso fundamental en oficinas, y tienen multitud de aplicaciones dentro de un sistema de archivo: desde relacionar
series documentales, agrupándolas, hasta protección de determinados documentos de naturaleza sensible o delicada.
Carpetas de anillas A-Z / clasificadores
De cartón rígido, a veces plastificadas, contienen un soporte adherido con dos anillas de apertura mediante una palanca acoplada, y están pensadas para conservar documentos taladrados. En caso no de estarlo (taladrados), se pueden introducir en bolsas de plástico que sí lo estén, y el conjunto sostenerse al insertar las anillas por sus agujeros.
Suelen dedicarse al archivo final, de escasa movilidad. Pueden ser de cartón, plástico, o cartón entelado, y existen muchos tamaños y diseños, así como sistemas de apertura. Están pensadas para facilitar el almacenaje, al tiempo que protegen a los documentos de agentes externos básicos.
Un sistema muy común, por su economía de espacio y sencillez de uso, son las cajas de cartón que vienen desmontadas. Las cajas de cartón son preferibles, frente a las plásticas, debido a que no generan malos olores, al conservar mejor el papel.
Se utilizan, sobre todo, para documentos multimedia, cintas y discos magnéticos, rollos de película -que tendrían su propio envoltorio metálico, además-.
Son carpetas de cartulina que, mediante un sistema de ganchos incorporados, pueden mantenerse y desplazarse sobre varillas situadas en una estructura. Es el sistema especialmente recomendado para archivos de oficina.
En ellos situaremos planos, dibujos o ilustraciones, grabados, o cualquier otro tipo de material gráfico que necesita estar guardado horizontalmente y sin doblar.
Otra opción serían los portatubos, donde se guardan enrollados, pero la permanencia durante mucho tiempo en ellos provoca que se deformen en esa forma, por lo que son más convenientes para traslados o situaciones temporales.
Infraestructura de archivo
La elección de los elementos físicos puede definir el éxito o el fracaso de un sistema de archivo. Si los soportes son inadecuados (hablando tanto de los archivadores como de, por ejemplo, un sistema informático o sus dispositivos para conservar la información), habremos escogido un camino que no nos llevará a ninguna parte.
La uniformidad no debe primar sobre la funcionalidad: un sistema de clasificación, ordenación y la posterior recuperación es, fundamentalmente, práctico.
Por supuesto, no todos los archivos serán iguales, por lo que tendremos en cuenta:
El formato de los documentos. Pueden ser archivos originales y/o fotocopias, papel y/o material informático, carpetas a guardar en un armario y/o un sistema informático en el que se trabaja sobre un servidor que funciona como archivo virtual y al que tienen acceso todos los componentes de la organización... Hay muchas posibilidades que pueden darse, juntas o por separado, y se deben estudiar con cuidado.
El volumen total del archivo. Habrá que considerar cuántos documentos entran en el sistema durante un período de tiempo determinado (lo normal es escoger un año como medida), y cuánto deben permanecer en el archivo "vivo" antes de pasar al "semiactivo", o directamente al "muerto" o histórico. Debemos tener cuidado de calcular de modo que no provoquemos una saturación del servicio que impida ejecutarlo en condiciones adecuadas.
Las condiciones que deben caracterizar al lugar son:
Alcanzar el documento deberá ser sencillo y rápido. Si es un espacio físico, deberá estar situado cerca de los que serán sus usuarios. Si es un sistema informático, habrá que limitar en lo posible las barreras que se interpongan ante éstos antes de alcanzar la información, respetando siempre la seguridad y la privacidad.
El usuario que llegue a la información debe reconocer sus características lo antes posible, sin demasiado esfuerzo. Por esto, los archivadores deben constar de un espacio donde se situarán los elementos identificadores, que se dispondrán claramente visibles.
Debemos asegurarnos de tener en cuenta las posibilidades reales de crecimiento del archivo. Este punto tiene mucha mayor importancia en el caso de los documentos físicos, ya que los virtuales disponen, hoy en día, de dispositivos para ser recogidos con una amplísima capacidad.
La información es sensible a acciones dañinas externas, de modo que nos aseguraremos de que su supervivencia esté asegurada (en el caso informático, teniendo presentes las copias de seguridad periódicas).
Al primar la funcionalidad, daremos importancia a la eficacia de los sistemas de archivo, más que a su aspecto exterior. El gasto debe ser adecuado a las intenciones.
La instalación tendrá en cuenta la protección de los documentos de agentes nocivos ambientales: sol (calor y luz intensa), polvo, humedad, etc. La integridad física de la documentación será nuestro objetivo, así como la de la información que contiene.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión de sistemas de información y archivo (MF0987_3).
