Actuación y funcionamiento público por medios electrónicos

El Reglamento recuerda en su preámbulo sus 4 objetivos principales: mejorar la eficiencia administrativa, incrementar la transparencia y la participación, garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y mejorar la seguridad jurídica.

1. La mejora de la eficiencia administrativa pretende hacer realidad la existencia de unas Administraciones públicas totalmente electrónicas e interconectadas. Se trata de conseguir que las Administraciones públicas tramiten electrónicamente sus procedimientos y que los ciudadanos puedan relacionarse electrónicamente con esas administraciones. Los principales obstáculos no son tecnológicos sino culturales y de reacción con el cambio, especialmente dentro de las capas directivas de las propias Administraciones públicas.
2. Incrementar la transparencia de la actuación administrativa y la participación de las personas en la administración electrónica. El reglamento desarrolla el funcionamiento del Punto de Acceso General y la carpeta ciudadana en el sector público estatal, los servicios mínimos de las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y el funcionamiento de los registros electrónicos. Como novedad contempla las redes sociales y el correo electrónico entre los canales de relación con las Administraciones públicas.
3. Garantizar la existencia de servicios digitales fácilmente usables, intentando que la relación del interesado con la Administración sea fácil, intuitiva y efectiva cuando use el canal electrónico. Es claro que en el mundo de Internet se implanta lo que es útil y fácil, pero en las AAPP este suele ser una de los principales dificultades con los que se encuentra en general el ciudadano que quiere tramitar electrónicamente.
4. Mejorar la seguridad jurídica es el último objetivo. Con este Reglamento se desarrollan conjuntamente las LPAC y LRJSP y deroga, por fin, lo que quedaba vigente del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

El Reglamento regula los siguientes aspectos:

1. Título preliminar. Regula el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas.
2. Título I. Regula los portales de Internet, el PAGe (Punto Acceso General), sedes electrónicas y la Carpeta Ciudadana.
3. Título II. Regula el procedimiento administrativo por medios electrónicos: tramitación automatizada y subsanaciones, identificación y autenticación de las Administraciones públicas y de los interesados.
4. Título III. El expediente electrónico: el documento administrativo electrónico y la emisión de copias, acceso al expediente, conservación y destrucción y documentos.
5. Título IV. Relaciones y colaboración entre Administraciones públicas: posibilidad de adhesión a sedes, regulación del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), plataformas de intermediación de datos, remisión electrónica de expedientes y transferencia y uso compartido de tecnologías.

El Reglamento concluye con un Anexo terminológico.

En el Reglamento destacan las siguientes novedades a tener en cuenta a efectos de la gestión administrativa:

• Si existe la obligación del interesado de relacionarse a través de medios electrónicos y no los hubiese utilizado, se requerirá la correspondiente subsanación. Igualmente, si se han determinado formatos y estándares a los que deban ajustarse los documentos presentados por el interesado. (art. 14) (en relación con este artículo, el art. 39.1 establece que "Las Administraciones públicas podrán determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por las personas interesadas en el registro siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente").
• Acreditación en la actuación por medio de representante (persona física con capacidad de obrar o bien una persona jurídica cuando así esté previsto en sus Estatutos) (art 32). La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entre otros:
  • Mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica o sede electrónica asociada.
  • Mediante acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente o en sus registros particulares de apoderamientos.
  • Mediante un certificado electrónico cualificado de representante.
  • Mediante documento público cuya matriz conste en un archivo notarial o de una inscripción practicada en un registro mercantil.

En el caso de actuaciones en nombre de persona jurídica, la capacidad de representación podrá acreditarse también mediante certificado electrónico cualificado de representante, entendiéndose en tal caso que el poder de representación abarca cualquier actuación ante cualquier Administración Pública.

• De acuerdo con el artículo 16.8 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, no se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación. En estos supuestos, el órgano administrativo competente para la tramitación del procedimiento comunicará esta circunstancia al interesado e informará de los requisitos exigidos por la legislación específica aplicable (art. 37.4).
• Cuando el tamaño de los documentos registrados exceda la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), su remisión a la Administración y órgano al que van dirigidos podrá sustituirse por la puesta a disposición de los documentos, previamente depositados en un repositorio de intercambio de ficheros (art. 39.4).
• De acuerdo con lo previsto en el artículo 43.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única o mediante ambos sistemas, según se disponga, debiendo quedar constancia de la fecha y hora del acceso al contenido de la misma, o del rechazo de la notificación. En caso de que la Administración, organismo o entidad actuante lleve a cabo la puesta a disposición de las notificaciones por ambos sistemas, para el cómputo de plazos y el resto de efectos jurídicos se tomará la fecha y hora de acceso al contenido o el rechazo de la notificación por el interesado o su representante en el sistema en el que haya ocurrido en primer lugar (art. 42.1). (En relación con este punto, la Ley 39/2015 establece en relación con la notificación o papel o por medios electrónicos, en su art. 41.7 que "Cuando el interesado fuera notificado por distintos cauces, se tomará como fecha de notificación la de aquella que se hubiera producido en primer lugar.")
• Con independencia de que un interesado no esté obligado a relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas o de que no haya comunicado que se le practiquen notificaciones por medios electrónicos, su comparecencia voluntaria o la de su representante en la sede electrónica o sede asociada de una Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo expreso de esta tendrá plenos efectos jurídicos (art. 42.2).
• De acuerdo con lo previsto en el artículo 41.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones públicas, organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes enviarán al interesado o, en su caso, a su representante, aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación. La falta de práctica de este aviso, de carácter meramente informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida. El aviso se remitirá al dispositivo electrónico o la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado voluntariamente al efecto, o a ambos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. (art. 43.1).
• Cuando el interesado sea un sujeto obligado a relacionarse por medios electrónicos y la Administración emisora de la notificación no disponga de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso de su puesta a disposición, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación que efectúe la Administración, organismo o entidad se realizará en papel en la forma determinada por el artículo 42.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, advirtiendo al interesado en esa primera notificación que las sucesivas se practicarán en forma electrónica por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda o, en su caso, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única según haya dispuesto para sus notificaciones la Administración, organismo o entidad respectivo, y dándole a conocer que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, puede identificar una dirección de correo electrónico para el aviso de la puesta a disposición de las notificaciones electrónicas posteriores. (art. 43.2).
• Las Administraciones podrán crear bases de datos de contacto electrónico para la práctica de los avisos de puesta a disposición de notificaciones en su respectivo ámbito. (art. 43.3) Para resolver esta cuestión, se va a utilizar la base de datos de la AGE de contactos electrónicos que están desarrollando en el proyecto Carpeta y notific@. Se denomina Contact@.
• Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la Dirección Electrónica Habilitada única, este será informado de que de acuerdo con lo previsto en los artículos 41 y 43 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, dicho acceso al contenido, el rechazo expreso de la notificación o bien la presunción de rechazo por haber transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin acceder al contenido de la misma, dará por efectuado el trámite de notificación y se continuará el procedimiento. (art.44.5).
• Las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. (art. 47.2)
• El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso (Art.51.1).
• Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor. (art. 53.1)