Cada Administración debe tener obligatoriamente un Registro Electrónico General en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos.
También se pueden anotar la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
El registro electrónico es la ventanilla virtual de la Administración.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración pueden tener su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funciona como un portal que facilita el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo.
Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo deben cumplir con las garantías previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
Todo registro electrónico debe especificar concretamente:
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Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan.
Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
El registro electrónico garantiza la constancia en cada ASIENTO que se practique de:
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Se debe emitir automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Ley 39/2015: Procedimiento de las administraciones públicas.
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