Las claves del éxito del Enfoque Ágil de Gestión
Cada día más oímos hablar de las metodologías ágiles de gestión de proyectos. ¿Quiere esto decir que hay una filosofía de gestión nueva, y diferente a la “tradicional”?
Pues… la respuesta es que sí. Si pensamos en la gestión “tradicional” de proyectos, entonces pensaremos en planificación predictiva, es decir, pensar en lo que va a ocurrir a medio y largo plazo, y planificar el trabajo que será necesario para dar respuesta. De modo que el enfoque del proyecto es planificar-ejecutar-controlar-cerrar.
Pero… ¿Y si no somos capaces de predecir lo que va a pasar dentro de 1 año? ¿O ni siquiera dentro de 6 meses, o ni siquiera dentro de 1 mes? En el contexto actual de revolución y transformación digital que estamos viviendo, los cambios son el centro de los negocios: debemos orientar nuestro pensamiento no tanto a intentar predecir, sino a adaptarnos a los cambios que se producen en la tecnología, en los negocios, en los mercados, en las personas…
¿Qué es el enfoque ágil de gestión? ¿Por qué lo llamamos así?
Lo llamamos “ágil” por su gran poder de adaptación: somos ágiles porque nos adaptamos al entorno.
Si sabemos que la tecnología cambia mes a mes, ¿para qué vamos a intentar planificar todo lo que tendremos que hacer dentro de un año? Planifiquemos el trabajo del primer mes… ¡¡y empecemos sin más dilación!! No pensemos tanto en “lo que será necesario para terminar”, y pensemos más en “lo que es realmente necesario para empezar”.
¿Por qué tienen tanto éxito las metodologías ágiles?
Las metodologías ágiles tienen tanto éxito porque con la filosofía ágil dejamos atrás las herramientas clásicas de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt, los largos y aburridos informes de seguimiento, entre otras…
¿Por qué no presentamos nuestra información de forma clara y abierta? Trabajemos con radiadores de información, por ejemplo paneles con tarjetas de colores que representen los requisitos, su prioridad, el orden en el que se implementarán… Esta información se presenta (se “irradia") de forma clara, legible y accesible. Esto es lo contrario a las “neveras de información”, como los diagramas de Gantt hechos con herramientas de software, que para verlos requieren tener instalada la herramienta, abrirla, saber utilizarla, etc.
¿En qué se basan las metodologías ágiles?
Todas las metodologías ágiles se basan en unos principios muy sencillos pero que guardan un gran sentido común:
- Aportará un mayor valor confiar en las personas, su experiencia y actitud innovadora, que basar el trabajo en procesos rígidos.
- Aporta un mayor valor el producto tangible y utilizable, que no una extensa documentación.
- Aportará mayor valor la colaboración con el cliente, que no la mera negociación contractual.
- Y se conseguirá un mayor valor final del producto si nos adaptamos a los cambios, que si seguimos únicamente el plan inicial.
No quiere decir que la negociación de contratos o la elaboración de un plan inicial sean una “mala idea”, pero a largo plazo y en entornos cambiantes, parece una mejor idea la respuesta al cambio, la colaboración intensiva, o dar espacio a las personas para que piensen y actúen.
¿Qué metodologías ágiles existen?
Podemos utilizar Lean, Scrum, Kanban, XP… o cualquier metodología propia basada en los principios ágiles. Pero mejor aún si trabajamos incorporando alguna parte de cada una.
Por ejemplo, detectemos y eliminemos todo el desperdicio posible según nos indica Lean (tiempos de espera, stocks innecesarios, tareas repetitivas, documentos no útiles, reuniones demasiado largas, comunicaciones redundantes…). A la vez, debemos proponernos marcarnos hitos cortos, por ejemplo de 2 semanas, y entregar cierto producto “hecho” o tangible al cabo de ese tiempo; a continuación volveremos a ejecutar un sprint de 2 semanas, que producirá otra mejora (o “incremento”) del producto, y así sucesivamente.
Al mismo tiempo, ¿por qué no utilizar un Kanban para que el equipo de trabajo se auto organice? De esta forma, la figura de “jefe de proyecto” no es necesaria como tal, no hay una figura que “ordena y manda” sobre el trabajo de los demás, sino que las personas del equipo auto organizan y gestionan su propio trabajo. Ese “jefe de proyecto tradicional” se traduce ahora en un líder facilitador, motivador y comunicador también hacia fuera del proyecto.
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Ventajas del enfoque ágil
Como hemos visto, si trabajamos en base a incrementos pequeños, ya no tenemos un “gran proyecto grande y largo” sino que lo dividimos en pequeños proyectos, cada uno de los cuales tiene menos incertidumbre. Esto nos permite que los requisitos que aún no hemos empezado a implementar puedan cambiar libremente, sin apenas ningún coste “de gestión” asociado.
Y quizás más importante: al final de cada iteración (o “sprint”), tenemos la oportunidad de aprender más sobre nuestro trabajo, nuestra organización como equipo. Si aportamos buenas ideas, las podremos aplicar inmediatamente en las siguientes iteraciones; cambiamos así el concepto tradicional de “lecciones aprendidas”, por el de “mejora continua” aplicada de forma práctica a lo largo de todo el proyecto.
Por otra parte, evitaremos la “parálisis por análisis”, es decir no empezar a hacer el trabajo porque requerimos un detalle excesivo al inicio (muy a menudo innecesario), y evitaremos también el “síndrome del estudiante”, es decir no dejamos todo el trabajo para el final, puesto que el ritmo y la velocidad en las entregas es constante.
¿En qué sectores se aplican las metodologías ágiles?
En un principio, se aplicaba en proyectos de conocimiento, es decir aquellos que no resultaban en un producto “tangible”, como los proyectos de investigación, de desarrollo de software, de ciencia de datos, de consultoría… ni qué decir tiene que cualquier proyecto de transformación digital debe nacer para ser ágil, por su propia naturaleza.
Pero hoy en día, hasta en sectores como la construcción tienen sus propias metodologías ágiles como Lean Construction, puesto que la conclusión a la que debemos llegar es que siempre hay oportunidades para minimizar los desperdicios, ahorrar costes manteniendo la calidad, y obtener más y mejor valor final dejando que las personas aporten sus ideas, compartiendo el conocimiento y la información de forma abierta, y todo ello para responder con celeridad y acierto a los cambios que se requieren hoy en día en cualquier ámbito de negocio.
Miguel Ángel Vera Mellado es experto en gestión de proyectos y transformación digital. Ha impartido formación y gestionado proyectos en múltiples entidades a lo largo de los últimos años, liderando el cambio desde el enfoque de gestión tradicional hacia enfoques de gestión ágiles. Posee formación de Ingeniería Superior y Técnica, PMP, ACP, MBA e ITIL Expert.
Es autor del curso de Metodologías Ágiles de Gestión de Proyectos