12 razones para contar con un LMS en tu empresa

Con el correr del tiempo y el avance de la transformación digital, nos hemos adaptado y acostumbrado a comprar por Internet, a las reuniones virtuales y al uso de la tecnología para muchas tareas cotidianas que antes realizábamos de forma exclusivamente presencial. Aunque se echa de menos el contacto personal para algunas cuestiones, otras realmente han llegado para quedarse. Una de ellas es la formación a través de Internet, o también conocida como eLearning.

Si tienes interés en esta metodología y te gustaría empezar a impartir formación online en tu organización, debes saber que para hacer eLearning es preciso disponer de un LMS (Learning Management System).

Existe en el mercado una gran oferta de LMS, que básicamente se pueden agrupar en dos bloques: los LMS on premise y los LMS SaaS.

Un LMS on premise es un software que se instala y configura en uno o varios servidores, para lo cual previamente deberás contar con estos servidores.

Por el contrario, un LMS SaaS es un servicio en la nube en el que basta con que te identifiques para disponer del servicio completo sin mayores preocupaciones (como cuando abres el grifo y sale agua).  

Para la mayoría de empresas esta segunda opción resulta más interesante ya que es más rápida, sencilla y económica, y nos permite ahorrarnos muchas preocupaciones, como el mantenimiento, las actualizaciones, la seguridad etc...

Pero si aún tienes dudas, a continuación vamos a exponer 12 razones de peso para contar con un LMS en tu empresa así como algunos aspectos que debes tener en cuenta en su elección.

1. Experiencia de formación personalizada

Un buen LMS nos permitirá personalizar con nuestro logo y colores corporativos la interfaz de usuario para reforzar la imagen de marca de nuestra compañía. Asimismo permitirá adecuar la URL de acceso con nuestro propio dominio. 

En caso de que el LMS disponga de herramientas de autor para la creación de contenidos (transformándolo en un LCMS), sería deseable también disponer de plantillas corporativas para que los contenidos se presenten con nuestro diseño corporativo. 

2. Gestión integral de la formación

Si debes gestionar importantes volúmenes de alumnos, utilizar un LMS en tu empresa te permitirá llevar a cabo distintas tareas relacionadas con la formación desde la propia plataforma. De este modo, podrás gestionar la organización de los cursos y tutores, la gestión de altas y bajas, la programación de alertas y recordatorios, la impartición de la formación, el envío y recepción de encuestas y otras actividades, de manera centralizada.

3. Reducción de los costes de formación, aumento del ROI y flexibilización

Realizar un curso en un LMS resulta mucho más económico que organizar un curso presencial. Además nos ahorra los desplazamientos y permite que cada usuario pueda realizar el curso en un horario flexible, desde cualquier lugar y ajustado a la situación personal de cada uno, de manera tal que si tienes empleados en distintas ubicaciones geográficas, en diferentes turnos o, incluso, en distintas zonas horarias, contar con un LMS en tu empresa puede ser una gran solución para su formación. 

4. Democratización de la formación

Disponer de un LMS en tu empresa te permitirá impartir formación para todos los perfiles, desde cualquier ubicación, horario y dispositivo. 

Gracias a las capacidades de los LMS SaaS es viable realizar cursos de formación tanto para un reducido número de usuarios como para todos los empleados de forma simultánea sin preocuparnos de si el servidor será capaz de soportar un número elevado de usuarios concurrentes. Los LMS en la nube están preparados para soportar una concurrencia y tráfico de alumnos que difícilmente podríamos soportar con un LMS on premise. 

5. Compartir y explotar el conocimiento dentro de la organización

Hoy en día existen LMS que soportan diferentes metodologías didácticas, permitiendo cursos muy elaborados e interactivos, así como otros muy sencillos y fáciles de realizar a modo de píldoras formativas. Por ejemplo, un pequeño video de un empleado describiendo un proceso puede ser de gran ayuda para sus compañeros. 

Si establecemos una política dentro de la empresa que facilite esta interacción, es realmente muy útil para compartir y potenciar el conocimiento interno dentro de la empresa.

6. Inmediatez. Formación para quien la necesita cuando se necesita

Esta es una de las ventajas más evidentes. A todos nos ha pasado alguna vez que nos programan un curso de formación la semana que más trabajo tenemos debiendo renunciar a la formación, o bien el curso en el que hemos sido admitidos no es el que nos interesa.

Disponer de un LMS en la empresa con una variada oferta de cursos facilita que las personas puedan formarse en lo que necesitan y cuando lo necesitan. 

Existen compañías especializadas que, además de un LMS, ofrecen un amplio catálogo formativo facilitando esta inmediatez. Bajo la modalidad de aula abierta, los empleados tienen a su disposición un catálogo de cursos pudiendo comenzar la formación cuando ellos decidan.

7. Integración con herramientas de gestión interna

Hoy en día existen LMS que ofrecen soluciones de integración (APIs, webservice, etc.) que permiten conectar el ERP o sistema de gestión de recursos humanos con el LMS, estableciendo una comunicación bidireccional y automática. Gracias a estas integraciones, desde nuestro ERP resultará posible matricular en una formación a los empleados y hacer que esto se refleje de forma directa en el LMS. Del mismo modo, cuando el alumnado finalice la formación, los resultados serán también comunicados de forma automática al ERP para que dicha formación quede registrada en la ficha personal de cada empleado. 

Estas integraciones también permiten disponer de una sola identificación de usuario, mediante lo que se denomina un SSO (sistema single sign-on), evitando por tanto que el usuario tenga que introducir y recordar sus credenciales dos veces.

8. Seguimiento y expediente 360º

Una de las principales funciones de un LMS es facilitar que un usuario interactúe con un contenido y aprenda, a la vez que registra internamente cómo y cuándo se realizan esas interacciones en el proceso de aprendizaje.

Cada vez que un alumno abre una página, visualiza un video, realiza un test, etc., el LMS va registrando y generando un expediente de todas esas interacciones, dejando cientos o miles de evidencias de este proceso. Esta información facilita que, tanto los formadores como los gestores de la formación, puedan realizar un seguimiento exhaustivo y detallado, mucho más minucioso que en una formación presencial. De este modo, podrás conocer el grado de cumplimiento del alumnado en la formación y, en consecuencia, podrás tomar medidas para impulsar su avance.

9. Automatización de procesos

Además, un buen LMS permite la automatización de muchas operaciones en base a la gran cantidad de datos que registra, haciendo que el seguimiento del alumnado pueda ser programado y automatizado en gran medida. 

Invertir un poco de tiempo en la configuración inicial y puesta a punto de nuestro LMS nos ahorrará mucho tiempo en el futuro. Para ello, es recomendable confiar en expertos que puedan ayudarnos con esta tarea.

10. Facilita la formación continua

Hoy en día es necesario continuar formándose a lo largo de toda la vida profesional. 

Disponer de un LMS en la empresa promueve esta cultura de la formación continua, ya que nos facilita el acceso a diferentes cursos de formación de una forma ágil y rápida. 

Pero además, el microeLearning también puede tener cabida dentro de nuestro LMS. Imaginemos que todo nuestro equipo comercial ha realizado un curso sobre técnicas de venta, pero de vez en cuando el director comercial quiere introducir alguna novedad a su equipo. Una forma muy eficiente de hacer esto es disponer de un canal comercial en el que, a modo de píldoras (pequeños contenidos de estudio inferior a una hora), se publiquen y comuniquen estas novedades con las que nuestro equipo comercial irá actualizando sus conocimientos, sin la necesidad de tener que hacer de nuevo un curso completo. Incluso, también puede ser de mucha utilidad para procesos de onboarding, donde debes capacitar a nuevos trabajadores.

11. Aumenta la implicación de tus trabajadores

Contar con un LMS en tu empresa permitirá que tus trabajadores adquieran nuevos conocimientos y habilidades fácilmente, promoviendo su desarrollo profesional y aumentando su motivación e implicación con el trabajo. De este modo, esto puede provocar una reducción de las tasas de rotación y del absentismo laboral, a la vez que se trabaja en la construcción de un equipo de trabajo más competente.

12. Fomenta la colaboración y el diálogo

Cualquier LMS ofrece herramientas de colaboración como foros, chats, salas de videoconferencia grupales, etc., donde se fomenta el trabajo colaborativo, la participación y el intercambio de ideas entre los participantes. Estas herramientas colaborativas facilitan las reuniones virtuales, que redundan en una libertad total para formar equipos de trabajo.

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